A automação empresarial é a utilização de softwares, aplicativos, dispositivos e outras ferramentas tecnológicas para realizar processos de maneira automatizada, sem a intervenção humana ou com o mínimo de intervenção. Pode ser aplicada em diversos níveis e áreas da empresa, do operacional ao gerencial.
Alguns exemplos de automação na rotina das empresas: envios de e-mail, emissão de nota fiscal, geração relatórios e assinaturas eletrônicas.
Diferenças entre automatização x automação
Automatização e automação são conceitos usados, muitas vezes, como similares, entretanto, possuem diferenças, dependendo do contexto em que são inseridos.
Automatização é a aplicação de sistemas e tecnologias para automatizar processos, tarefas de uma determinada área, por exemplo. Há quem diga, que ela pode substituir o trabalho humano, facilitando as operações por meio da utilização de algoritmos e alta capacidade de processamento de dados. Entretanto, muitos defendem que a automatização facilita a ação humana na rotina das empresas, como por exemplo, nas tarefas repetitivas.
Já a automação é o uso de sistemas inteligentes para realizar tarefas cognitivas ou lógicas que antes eram feitas por pessoas. A tecnologia substitui um trabalho humano, executa uma tarefa e aprende com seu desempenho e repetição. De qualquer maneira, vale salientar que automatização e automação dizem respeito à aplicação de tecnologia para realizar tarefas de forma automatizada.
Áreas que se beneficiam com a automação empresarial
A automação empresarial pode ser utilizada praticamente todos os setores de uma empresa. Mas há algumas que podem se beneficiar mais como:
MARKETING: a automatização auxilia a potencializar o processo de captação, nutrição e conversão de leads (potenciais clientes), tais como:
– Segmentação e personalização de ofertas;
– Criação e disparo de campanhas de e-mail marketing;
– Monitoramento e análise do comportamento dos consumidores;
– Integração com outras plataformas de comunicação, como mídias sociais e blogs.
A automação do marketing aumenta o alcance, a relevância e a efetividade das estratégias de marketing digital, otimizando tempo, custo e o retorno sobre o investimento (ROI).
VENDAS: auxilia as mais diversas atividades da área, como:
– Qualificação e priorização de leads;
– Agendamento e realização de contatos;
– Envio de propostas e orçamentos;
– Negociação e fechamento de contratos;
– Pós-venda e fidelização de clientes
ATENDIMENTO AO CONSUMIDOR: alguns exemplos de automação no dia a dia desse setor são:
– Encaminhamento e acompanhamento de chamados;
– Criação e atualização de uma base de conhecimento;
– Pesquisa de satisfação e avaliação da qualidade do serviço;
– Disponibilização de canais de autoatendimento, como FAQs e tutoriais;
– Utilização de chatbots e assistentes virtuais para interagir com os clientes.
ÁREA CONTÁBIL E FISCAL: são áreas que envolvem a legislação e uma série de outras atividades burocráticas. A automatização pode auxiliar promovendo mais precisão, segurança e conformidade de dados, evitando erros, fraudes e multas. Algumas atividades que podem ser automatizadas:
– Conciliação bancária e contábil;
– Geração e envio de obrigações acessórias;
– Cálculo e pagamento de impostos e tributos;
– Emissão e recebimento de notas fiscais eletrônicas;
– Elaboração e análise de demonstrativos financeiros.
GESTÃO DE CONTRATOS: agregar a automação na rotina da gestão de contratos é uma forma de facilitar a rotina dos setores dessa área. É possível automatizar diversas etapas como:
– Criação e revisão de modelos de contratos;
– Envio e recebimento de documentos;
– Assinatura eletrônica de contratos;
– Armazenamento e organização de contratos;
– Controle de prazos, renovações e rescisões.
LOGÍSTICA: é possível utilizar a automação para controlar estoque e inventário, roteirização e otimização de rotas, rastreamento e monitoramento de cargas, além da integração com transportadoras e operadores logísticos.
RECURSOS HUMANOS: a rotina da área de RH pode ser muito facilitada pela tecnologia. Veja alguns processos que podem ser otimizados:
– Gestão do clima organizacional;
– Folha de pagamento e benefícios;
– Recrutamento e seleção de candidatos;
– Avaliação de desempenho e feedbacks;
– Treinamento e desenvolvimento de funcionários, dentre outras.
Vantagens da implantação da automação empresarial
Economia de custos
Mão de obra, infraestrutura, materiais, energia elétrica, são apenas alguns recursos para realizar os processos manualmente ou com ferramentas menos tecnológicas. Ao implantar a automação empresarial, você economiza com esses custos. Vamos a alguns exemplos:
Ao automatizar a emissão de notas fiscais eletrônicas, ocorre a redução de custos com papel, impressora, correio e armazenamento físico dos documentos.
Padronização de processos
A padronização dos processos implica na otimização das etapas, isso é, eles serão realizados da mesma forma e com a mesma qualidade em todas as ocasiões, evitando assim, inconsistências, divergências. A padronização também facilita o controle, a gestão e a melhoria contínua dos processos.
Aumento da produtividade
É outro benefício que a implantação da tecnologia promove, pois os processos se tornam mais rápidos, eficientes e integrados. Por exemplo: quando a área de vendas automatiza o agendamento e a realização de contatos com os clientes potenciais (leads), ela pode aumentar o número de oportunidades geradas e fechadas.
Se a equipe de atendimento ao cliente utilizar assistentes virtuais, os funcionários podem se concentrar em casos mais complexos ou que exigem um contato humano.
Redução de falhas
A utilização de softwares promove maior precisão e segurança na execução das atividades empresariais, pois há uma considerável redução de falhas nos processos.
Houve um tempo em que a conciliação bancária e contábil era feita de forma manual, o que implicava em grandes chances de erros de digitação, de cálculo ou de registro que comprometiam a confiabilidade dos dados. Com o uso da tecnologia, é possível evitar esses erros, prejuízos, retrabalhos, desperdícios e insatisfação dos clientes.
Assertividade na tomada de decisão
A transformação digital fez com que muitas empresas se tornassem orientadas com o uso dados: a utilização dessas informações precisas, torna a gestão e o planejamento mais confiáveis e assertivos. Vamos analisar, como exemplo, o comportamento dos consumidores.
Ao automatizar a coleta e o tratamento de dados do seu público, o gestor tem a possibilidade de identificar as necessidades, preferências e expectativas. Dessa maneira, consegue oferecer soluções personalizadas. Essas informações também podem gerar relatórios e indicadores de desempenho, dentre outros documentos importantes para a gestão da empresa.
Inovação
A automação empresarial incentiva a inovação, pois os softwares permitem criar soluções, que atendam às necessidades e às expectativas dos clientes. No marketing, a criação e o disparo de campanhas de e-mail marketing, permite testar diferentes formatos, conteúdos e ofertas e verificar quais são os que mais geram engajamento e conversão.
A inovação permite que a empresa acompanhe as tendências e os cenários do mercado, mantendo-se atualizada e competitiva.
Quais os passos para implementar a automação empresarial?
– Diagnóstico da situação atual: o mapeamento dos processos existentes é essencial. Saber os pontos fortes e fracos é importante para a melhora contínua;
– Definição dos objetivos e as metas da automação: defina quais são os objetivos e as metas a serem alcançadas com a implantação da automação;
– Escolha das tecnologias adequadas: compare funcionalidades, custo-benefício e condições das opções de software que são do seu interesse. A escolha deve ser a mais compatível com a sua infraestrutura, orçamento e com o seu nível de maturidade digital;
– Implementação: contrate fornecedores que farão a implantação do sistema. Siga as orientações e as boas práticas. Realize testes, ajustes e correções antes de colocá-lo em funcionamento. Saiba mais sobre o tema clicando aqui;
– Capacitação dos funcionários: treinamento para a equipe é fundamental para que o sistema seja utilizado de forma correta.
– Monitoração e avaliação dos resultados: essa avaliação é fundamental para o bom andamento do processo, pois é nessa etapa em que será verificado se os objetivos e as metas foram alcançados ou se há necessidade de mudanças para um melhor desempenho.
Seja com assinatura eletrônica ou com assinaturas digitais com certificados do tipo A1 e A3, você garante a autenticidade, a integridade e a confidencialidade das informações.
Conte com quem é especialista em software de gestão
A automação empresarial não é mais uma tendência de mercado, mas uma necessidade. O uso de tecnologia nos processos empresariais é primordial para sua existência no mercado. O uso de ferramentas tecnológicas, torna o negócio mais eficiente, competitivo e inovador.
A Procdata pode auxiliar a fazer a implantação da automação com a utilização de softwares customizados para a sua empresa, respeitando suas características e se adequando a sua infraestrutura. Agende um horário com nossa equipe: (54) 3538-2655 ou pelo e-mail comercial@procdatati.com.br
