O contrato virtual é um documento que oficializa um acordo, elaborado no ambiente digital: em resumo, o usuário redige-o em um editor de texto, enviando-o para as partes interessadas a fim de que insiram suas assinaturas no contrato. Ele é semelhante ao tradicional, mas com a diferença de ser feito no formato virtual. Mas será que ele tem validade? Sim, ele é válido desde que reúna todos os requisitos habituais de um contrato, além de:
É semelhante aos contratos tradicionais, com cláusulas e orientações que determinam os direitos e deveres das partes envolvidas. A diferença é a assinatura, que é o elemento que o valida, tratada pela Medida Provisória nº 2.200-2/2001, que garante a autenticidade, integridade e a validade jurídica de documentos no formato eletrônico. Vale lembrar que há dois tipos de assinaturas válidas:
Essa modalidade de contrato visa facilitar a rotina dos negócios, facilitando o gerenciamento dessa documentação. Veja abaixo mais alguns benefícios:
– Segurança: a redação e assinatura do contrato virtual ocorre em um ambiente digital que evita perdas e desvios, desde a elaboração até o armazenamento. É bem habitual o uso de sistemas na nuvem, que possuem criptografia para proteger os documentos e limitar o acesso a eles.
– Rapidez na assinatura: bastam apenas 37 minutos para se obter uma assinatura de contrato virtual. A assinatura manuscrita demora, em média, 5 dias. Isso otimiza o fechamento de negócios dos mais variados ramos, portes e áreas.
– Organização e sustentabilidade: a gestão desse tipo de documento é facilitada, já que não precisa do fluxo de processos feito de forma manual. Além disso, o gerenciamento eletrônico proporciona mais sustentabilidade empresarial: o não uso de papéis atende a um dos critérios do ESG, algo essencial para sua reputação empresarial atualmente.
– Mobilidade: basta um telefone celular para que as partes acessem o documento. Em 2017, segundo uma pesquisa da Forrester, 30% dos contratos são abertos a partir de um navegador móvel. Hoje, esse número, certamente, é bem maior.
– Redução de custos: menos uso de papel, requer pouco espaço físico para armazenamento, economia com deslocamento para assinatura de documentos.
– Mais produtividade: devido às facilidades para sua criação, assinatura e armazenamento, o contrato virtual promove mais agilidade nos processos devido à colaboração facilitada. Dessa forma, quem estiver envolvido em sua elaboração ganham mais em produtividade, otimizando o tempo para atividades estratégicas do negócio.
O primeiro passo é ter um editor de texto. Após isso, seguem as seguintes etapas:
Um contrato virtual também é elaborado no ambiente digital, assim como o on-line. Logo, é comum serem utilizados como semelhantes. Entretanto, um contrato virtual pode ser digital e eletrônico, já que a diferença é a modalidade do aceite.
Um contrato virtual ou on-line, para ser considerado digital, deverá ser assinado com o certificado digital. Caso sejam utilizados outros métodos de validação, como login e senha, biometria e tokens, esse documento será considerado eletrônico.
Todo o ciclo desse tipo de documento ocorre no âmbito digital, que demanda elaboração, aprovação, revisão dentre outras etapas. Além conhecê-las, é preciso importante fazer o monitoramento desses contratos, as revisões nos termos quando necessário e atenção à organização. E isso tudo é facilitado com o uso de um software de gestão.
Pode ser feito através dessas possibilidades abaixo:
Ao longo do texto, você viu o que é um contrato virtual e as formas de assiná-lo. Porém, antes de escolher qualquer solução, atenção com algumas questões como:
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