As vantagens do contrato virtual para o seu negócio

O contrato virtual é um documento que oficializa um acordo, elaborado no ambiente digital: em resumo, o usuário redige-o em um editor de texto, enviando-o para as partes interessadas a fim de que insiram suas assinaturas no contrato. Ele é semelhante ao tradicional, mas com a diferença de ser feito no formato virtual. Mas será que ele tem validade? Sim, ele é válido desde que reúna todos os requisitos habituais de um contrato, além de:

•  Assinatura eletrônica, com ou sem certificado digital;
• Responsabilidade civil, o que envolve a maioridade, condições físicas e psicológicas necessárias;
• Forma prescrita ou não defesa em lei;
• Objeto possível (que possui viabilidade), lícito (de acordo com a legislação), determinado ou determinável (específico ou passível de determinação).

Como funciona o contrato virtual?

É semelhante aos contratos tradicionais, com cláusulas e orientações que determinam os direitos e deveres das partes envolvidas. A diferença é a assinatura, que é o elemento que o valida, tratada pela Medida Provisória nº 2.200-2/2001, que garante a autenticidade, integridade e a validade jurídica de documentos no formato eletrônico. Vale lembrar que há dois tipos de assinaturas válidas:

• Assinatura digital: uso de criptografia assimétrica (certificado digital);
• Assinatura eletrônica: identificação eletrônica confirmada por um conjunto de dados digitais e evidências, aceita pelas partes do acordo. Token, biometria, senha e login são alguns exemplos.

Quais suas vantagens?

Essa modalidade de contrato visa facilitar a rotina dos negócios, facilitando o gerenciamento dessa documentação. Veja abaixo mais alguns benefícios:

– Segurança: a redação e assinatura do contrato virtual ocorre em um ambiente digital que evita perdas e desvios, desde a elaboração até o armazenamento. É bem habitual o uso de sistemas na nuvem, que possuem criptografia para proteger os documentos e limitar o acesso a eles.

– Rapidez na assinatura: bastam apenas 37 minutos para se obter uma assinatura de contrato virtual. A assinatura manuscrita demora, em média, 5 dias. Isso otimiza o fechamento de negócios dos mais variados ramos, portes e áreas.

– Organização e sustentabilidade: a gestão desse tipo de documento é facilitada, já que não precisa do fluxo de processos feito de forma manual. Além disso, o gerenciamento eletrônico proporciona mais sustentabilidade empresarial: o não uso de papéis atende a um dos critérios do ESG, algo essencial para sua reputação empresarial atualmente.

– Mobilidade: basta um telefone celular para que as partes acessem o documento. Em 2017, segundo uma pesquisa da Forrester, 30% dos contratos são abertos a partir de um navegador móvel. Hoje, esse número, certamente, é bem maior.

– Redução de custos: menos uso de papel, requer pouco espaço físico para armazenamento, economia com deslocamento para assinatura de documentos.

– Mais produtividade: devido às facilidades para sua criação, assinatura e armazenamento, o contrato virtual promove mais agilidade nos processos devido à colaboração facilitada. Dessa forma, quem estiver envolvido em sua elaboração ganham mais em produtividade, otimizando o tempo para atividades estratégicas do negócio.

Como criar um contrato virtual?

O primeiro passo é ter um editor de texto. Após isso, seguem as seguintes etapas:

• Análise dos requisitos fundamentais do contrato: capacidade civil, forma, objeto e assinatura;
• Descreva as principais cláusulas: identificação, direitos e as obrigações das partes, valores, prazos e condições de pagamento, dentre outras;
• Assinatura digital: você pode utilizar assinatura eletrônica ou digital, mas é recomendado contar com uma plataforma específica.

Contrato virtual, digital e eletrônico: conheça as diferenças?

Um contrato virtual também é elaborado no ambiente digital, assim como o on-line. Logo, é comum serem utilizados como semelhantes. Entretanto, um contrato virtual pode ser digital e eletrônico, já que a diferença é a modalidade do aceite.

Um contrato virtual ou on-line, para ser considerado digital, deverá ser assinado com o certificado digital.  Caso sejam utilizados outros métodos de validação, como login e senha, biometria e tokens, esse documento será considerado eletrônico.

Gestão de contratos virtuais

Todo o ciclo desse tipo de documento ocorre no âmbito digital, que demanda elaboração, aprovação, revisão dentre outras etapas. Além conhecê-las, é preciso importante fazer o monitoramento desses contratos, as revisões nos termos quando necessário e atenção à organização. E isso tudo é facilitado com o uso de um software de gestão.

Como assinar um contrato virtual?

Pode ser feito através dessas possibilidades abaixo:

• Microsoft Word: com esse software o documento pode ser protegido com a adição de uma assinatura digital;
• Plataforma de assinatura eletrônica: a mais indicada para a assinatura de contrato virtual. Pode ser integrada a outros sistemas gerenciais e possui funcionalidades que otimizam a gestão de contratos.

Cuidados na assinatura

Ao longo do texto, você viu o que é um contrato virtual e as formas de assiná-lo. Porém, antes de escolher qualquer solução, atenção com algumas questões como:

• O processo de assinatura é rápido, prático? Atende ao objetivo de promover mais produtividade ao fluxo dos seus projetos?
• Há algum mecanismo de segurança de dados que garanta a validade da assinatura, como por exemplo, o padrão de criptografia SHA256?
• Está conforme com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD)?
• No uso de plataforma de assinatura eletrônica, verifique as funcionalidades: ela deve ser simples, ter boa interface e ser fácil de usar. Isso promove mais agilidade e produtividade em todo o ciclo de tramitação do contrato.

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