Saiba mais sobre documentos Fiscais: o que são, tipos, importância e gestão

Os documentos fiscais fazem parte da rotina de empresas dos mais diversos segmentos e sua correta gestão é imprescindível. Eles são declarações emitidas para qualquer operação realizada entre empresas, órgãos públicos ou pessoas físicas. Caracterizam diversos tipos de operações, como transações (a venda de bens ou de prestação de serviços), além de comprovar que a tributação foi devidamente realizada.  Vale lembrar que mesmo que a empresa seja isenta de impostos tem a obrigação de emitir o documento fiscal. Portanto, os documentos fiscais são obrigatórios para as empresas, que devem fazer sua escrituração e armazená-los por um prazo de cinco anos. 

Para que servem os documentos fiscais?  

Sua principal função é servir como comprovante de uma negociação, que pode envolver dinheiro (como uma compra com um fornecedor) ou outros bens e serviços (como a liberação de uma carga do seu centro de distribuição para transporte). 

Eles também são utilizados para auxiliar a contabilidade a preparar os livros fiscais e a prestação de contas com o Fisco: servem de guia para verificar se os impostos devidos foram pagos corretamente. 

Também podem ser utilizados em casos de processos, por isso, é obrigatório que contenham uma assinatura digital do seu emissor (no caso dos documentos emitidos eletronicamente). Dessa forma, é possível garantir validade jurídica ao documento. 

Qual a importância dos documentos fiscais para os negócios? 

Eles são instrumentos importantes para que a empresa cumpra com o compliance fiscal, evitando assim complicações com o Fisco e sua emissão é uma obrigação prevista por lei. Caso a empresa não esteja emitindo, será enquadrada como sonegadora de impostos. Logo, uma eficiente e moderna gestão fiscal é necessária para que a emissão e guarda desses documentos sejam feitas da forma correta. 

Os principais tipos de documentos fiscais 

O sistema tributário brasileiro é extremamente complexo e com diversas nuances, o que requer que o profissional envolvido com essa rotina tenha a devida habilitação, além de buscar sempre novas informações sobre o assunto. Veja abaixo os diferentes tipos de documentos fiscais: 

•  Nota fiscal eletrônica (NF-e): emitida para comprovar diversas operações comerciais de circulação de mercadorias. Além de ser emitida eletronicamente, deve também apresentar uma assinatura por meio de certificado digital. O formato oficial da NF-e é o XML. 
• Nota fiscal de serviço eletrônica (NFS-e): registra a prestação de serviços entre duas empresas ou uma empresa e uma pessoa física. Incide sobre ela o ISS (Imposto Sobre Serviços), um dos mais importantes tributos de um município. A NFS-e serve conectar o prestador de serviços e a prefeitura, garantindo a correta tributação, conforme legislação vigente. Seu formato oficial também é o XML, devendo conter o certificado digital. 

 No caso de MEIs que prestam serviços, a emissão pode ser feita sem o certificado digital, porém, a recomendação é indicada. 

• Nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e): documento específico para o consumidor final. Substitui a Nota Fiscal de Venda ao Consumidor (modelo 2), podendo ser uma alternativa ao Cupom Fiscal. Seu objetivo é documentar as vendas presenciais ou que utilizam entrega em domicílio. Ela pode ser enviada para o consumidor através de e-mail ou QR Code.  Seu DANFE, por exemplo, pode ser impresso de qualquer maneira viável, sem permissões prévias ou equipamentos credenciados. 
•  Conhecimento de transporte eletrônico (CT-e): serve como a “nota fiscal dos serviços de transporte”, independente do modal contratado. Este documento auxiliou muito na flexibilização do compliance fiscal da área de transportes, substituindo diversos documentos como o Conhecimento Aéreo, modelo 10; Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8; Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas. Semelhante aos outros modelos de NF-es, é emitido de forma eletrônica, em formato XML e com certificado digital. 
• Manifesto de documentos fiscais eletrônicos (MDF-e): substituiu o Manifesto de Carga (modelo 25), usado por empresas que prestam serviços de transporte com mais de um CT-e ou NF-e. Seu objetivo é simplificar o registro em lote de documentos fiscais que estão em trânsito, facilitando as ações do Fisco no monitoramento das operações comerciais e a gestão fiscal por parte da empresa. 
• Código Identificador da Operação de Transporte (CIOT): é uma regulamentação feita pela Agência Nacional de Transportes Terrestres (ANTT), com o objetivo de estruturar e organizar o transporte de cargas no Brasil. É um código que identifica cada operação de transporte rodoviário de carga no Brasil, independente se for dentro de uma cidade, intermunicipal ou interestadual, promovendo mais legibilidade na relação de quem contrata e de quem presta o serviço de transporte. 
• Cupom fiscal: é um comprovante de compra que deve ser entregue ao consumidor após a venda de um produto, comprovando a legalidade da operação. Sua emissão é feita por uma impressora homologada e credenciada pela Receita Federal. Utilizado pela empresa para o controle de contas (como demonstrativos contábeis e financeiros) e para o compliance fiscal. Vale lembrar que não é toda empresa que deve emitir o cupom fiscal. A regra varia entre os Estados, mas normalmente se aplica a negócios com receita bruta anual superior a R$ 120 mil. 
• Carta de correção eletrônica (CC-e): é um documento que serve para que empresas corrijam erros em campos específicos das notas fiscais eletrônicas já emitidas. 

Armazenamento dos documentos fiscais 

Eles devem ser armazenados no formato que foram emitidos. Grande parte deles, como os citados acima, possui emissão eletrônica e certificado digital. Logo, seu armazenamento deve feito digitalmente, seja em um banco de dados ou na nuvem, durante cinco anos. Este é o prazo para auditoria do Fisco, que pode solicitá-los para realizar um levantamento das movimentações da empresa durante os últimos anos.  Segundo o Código Tributário Nacional, os documentos fiscais que devem ser armazenados pelo prazo de cinco anos são: 

• Simples Nacional 
• CSLL/PIS/COFINS 
• Imposto de Renda 
• Livros Fiscais e Contábeis 
• SPED Contábil e/ou Fiscal 
• Notas Fiscais, Recibos e demais comprovantes 

A tecnologia na gestão de documentos fiscais 

A gestão fiscal é uma rotina fundamental para a saúde do negócio, que exige muita atenção da empresa e dos responsáveis pela contabilidade: emitir, armazenar, compartilhar e processar corretamente os documentos fiscais é uma tarefa complexa. 

Logo, empresas que não possuem um software de gestão para organizar essa rotina fica refém de erros que a comprometem junto ao Fisco. À medida que o negócio cresce, aumenta também a complexidade fiscal. Logo, é impossível manter uma operação eficiente, atualmente, sem um software para gerir de forma eficiente os documentos fiscais. 

Por que investir em um software?  

O compliance fiscal é uma operação bastante complexa e cada vez mais, a Receita Federal e o governo exigem maiores níveis de segurança e organização, logo, estes elementos dependem da tecnologia. Investir em um sistema de gestão dos documentos fiscais, otimiza e facilita um importante conjunto de processos tributários. Conheça algumas vantagens: 

• Maior controle do pagamento de tributos e impostos 
• Maior nível de produtividade da equipe, pois a diminuição do trabalho manual e a taxa de erros, automatizando tarefas como emissão, compartilhamento e armazenamento. 
• Melhor gestão de documentos, otimizando o processo de busca por arquivos específicos, bem como sua organização dentro do sistema empresarial. 

Conheça as soluções da Procdata para a área Fiscal da sua empresa 

Você conseguiu ter uma visão mais profunda da complexidade das rotinas fiscais, bem como seus tipos e obrigações. Logo, o gerenciamento de todas essas informações deve ser feito de forma clara e organizada, através de um software ajustado ao cenário de cada negócio. 

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