Como implementar a automatização na sua empresa?

Você já ouviu falar do termo automação empresarial? Esse tema ganhou espaço com a transformação digital nas organizações e com o trabalho remoto.

Automatização empresarial é a utilização de ferramentas para automatizar processos com a finalidade de substituir tarefas manuais por softwares que simplificam as atividades rotineiras das empresas.

Por que automatizar processos?

A automação empresarial promove mais eficiência, rapidez e segurança na gestão das atividades da organização, mas existem outros motivos, vamos a eles?

– Mais eficiência e produtividade

Sua equipe terá mais tempo para se dedicar às tarefas estratégicas, ao invés de ocupar grande parte do tempo com atividades manuais. Uma pesquisa de 2020 da plataforma Camunda apontou que 51% das iniciativas de automação foram tomadas para aumentar a eficiência dos funcionários.

– Menos erros e custos

A utilização das ferramentas para automatizar processos promove a redução de custos e erros. As atividades manuais e repetitivas, que podem induzir os profissionais a erros, podem ser realizadas de forma padronizada pela tecnologia. Logo, ocorre economia de tempo e de custos.

– Modernização e inovação do negócio

A automatização além de facilitar a rotina diária, também acaba influenciando a mentalidade do negócio, promovendo mais acesso à modernização e à cultura da inovação.

– Tomada de decisões fundamentada

As atividades automatizadas são registradas no software, que por sua vez, fornece informações valiosas ao gestor, como métricas, indicadores de desempenho e relatórios relevantes para a tomada de decisões. Dessa forma, o planejamento e as estratégias podem ser definidos de maneira mais assertiva.

Como automatizar uma empresa?

Para implementar a automatização empresarial é importante ter atenção aos pontos abaixo:

1. Mapeamento dos processos do negócio: quais são as principais atividades e rotinas da organização? Quais são repetitivas? Verifique com sua equipe as oportunidades de melhoria.
2. Identifique o que é necessário manter e alterar: depois de mapear, é o momento de definir o que deve ser mantido, alterado ou descartado.
3. Procure por soluções: depois dessas etapas é o momento de pesquisar as soluções para suas demandas.
4. Crie um cronograma de implementação: é uma forma de você definir qual ou quais áreas devem ser automatizadas por primeiro, já que nem sempre é viável automatizar tudo de uma vez. A dica é priorizar as áreas mais críticas do negócio.
5. Defina as ferramentas para automatizar processos: momento de definir quais serão as plataformas ou softwares que serão integrados ao trabalho da sua equipe.
6. Ofereça treinamentos para a equipe: depois da implantação é importante fornecer treinamento para as pessoas que irão interagir com o software/plataforma, a fim de garantir que as atividades sejam feitas de forma assertiva, possibilitando ao profissional uma otimização do seu tempo.
7. Foque no cliente: as mudanças, além de melhorarem a rotina dos funcionários, também devem ser refletidas junto aos seus clientes, que desejam qualidade no atendimento, velocidade na entrega, inovação, etc.
8. Monitore constantemente: para verificar se a automação está entregando os resultados esperados, a avaliação constante é um ponto crucial. Por isso, monitore as mudanças geradas verificando os indicadores e as métricas traçadas para confirmar os avanços e, se necessário, fazer ajustes.

Exemplos de processos automatizados

• Gestão de contratos: otimiza a elaboração e a organização dos documentos, reduz erros e burocracias.
• Atendimento ao cliente: uso de chatbots para esclarecer dúvidas básicas ou para realizar atividades primárias como o check-in online das companhias aéreas.
• Automação de marketing: agendamento de publicações nas redes sociais, personalização da comunicação, envio de e-mail marketing conforme o perfil do consumidor, análise de dados e métricas.
• Automação industrial: a automatização de processos industriais auxilia o gestor do backoffice à gestão do chão de fábrica, garantindo uma melhor administração e visão de todo o processo.

Ainda tem dúvidas sobre automatização? Entre em contato com nossos consultores que ajudarão você a verificar a viabilidade e a melhor maneira de automatizar as rotinas do seu negócio de forma customizada: (54) 3538-2655 ou comercial@procdatati.com.br