Como garantir a segurança da assinatura digital?

A assinatura digital comprova a identidade de uma pessoa física ou jurídica de maneira on-line, utilizando um certificado digital validado pela ICP-Brasil. Essa funcionalidade garante segurança e agilidade nas transações eletrônicas, prevenindo fraudes em contratos digitais, por exemplo.

Ela substitui a necessidade de assinaturas manuscritas em documentos físicos. Suas regras e especificações estão previstas na Lei nº 14.603/2020 (Lei da Assinatura Digital), o que reforça sua confiabilidade.

Sobre a confiabilidade da assinatura digital

Sim, a assinatura digital é confiável e atualmente é a forma mais segura de autenticação on-line para pessoas físicas e jurídicas. Ela tem a mesma validade legal que assinaturas manuscritas e possui várias certificações que atestam sua confiabilidade, como o certificado digital validado pela ICP-Brasil.

Este certificado é composto por duas chaves de segurança: uma chave pública (divulgada para terceiros) e uma chave privada (exclusiva do titular do documento). Na prática, um conteúdo protegido por uma chave só pode ser decifrado pela outra. Portanto, se você enviar um contrato para um fornecedor, ele só poderá acessá-lo com a chave pública que você fornecer.

Vale ressaltar que a assinatura eletrônica também é confiável, assim como a assinatura digital com certificado.

Fatores que tornam a assinatura digital mais segura que a assinatura manuscrita

A assinatura digital usa um certificado digital para autenticação eletrônica e criptografada. Com criptografia assimétrica, onde um par de chaves diferentes se relacionam via algoritmo, somente os destinatários corretos podem autenticar as transações, contratos e documentos.

Ou seja, tudo o que uma chave assina, apenas a outra chave pode autenticar. Este recurso garante aos usuários:

• Não repúdio: prova quem é o autor de determinada ação e mantém as evidências dessa informação em disputas ou auditorias;
• Autenticidade: confirma e valida a identidade de quem assina, um dos motivos pelos quais a assinatura digital é tão confiável;
• Reconhecimento de firma: é possível assinar documentos com carimbo de data e hora, garantindo a validade de um reconhecimento de firma;
• Integridade: uma vez assinado digitalmente, o documento não pode ser alterado, fraudado ou falsificado. Em documentos com assinatura manuscrita, pessoas não autorizadas podem acessar informações sigilosas ou realizar transações prejudiciais à empresa.

Quais são os riscos de uma assinatura digital?

O processo de assinatura digital pode ser feito diretamente em programas de edição de texto (Word) e PDFs, mas há um risco nessa opção. A gestão desses documentos pode ser precária e os arquivos podem se perder.

Optar por sistemas de assinatura eletrônica é mais seguro devido às suas diversas funcionalidades. O maior risco da assinatura digital está na confiabilidade da plataforma utilizada. Um bom sistema de assinatura eletrônica é essencial, pois garante a integridade e a autenticidade das partes.

A validade jurídica da assinatura digital

Sim, a assinatura digital é confiável e possui validade jurídica de acordo com a MP 2.200-2/2001 e a Lei da Assinatura Digital.

Como saber se a assinatura digital é verdadeira?

A assinatura digital é validada por meio de criptografia. Usando o validador ITI do Governo Federal, é possível confirmar a validade e veracidade da assinatura digital. Muitas ferramentas também oferecem recursos de validação, sendo um diferencial a ser considerado antes da contratação de uma plataforma. Vale destacar que o certificado digital, para ser válido, deve ser emitido por uma autoridade certificadora credenciada.

Confirmando a data de uma assinatura digital

Em geral, documentos assinados digitalmente trazem informações sobre o signatário e a data de assinatura. A validade da assinatura depende do vencimento do certificado do signatário, caso o documento não contenha o carimbo de tempo. Se a assinatura digital tiver um carimbo de tempo (atestando hora e data da autenticação), ela é vitalícia.

A assinatura digital pode ser usada em qualquer documento?

Sim, a assinatura digital é confiável e pode ser utilizada em diversos tipos de transações. Você pode usá-la para assinar contratos, emitir pareceres, ou outros documentos, como procurações. Veja algumas possibilidades de uso da assinatura digital:

• Procurações e termos de uso;
• Documentos e notas fiscais;
• Transações com fornecedores;
• Contratos de prestação de serviços;
• Assinatura de contratos de aluguel e de admissão digital;
• Envio e recebimento de documentos aos cartórios;
• Documentos de prontuário eletrônico do paciente (PEP);
• Assinatura de declaração de imposto de renda e outros serviços prestados na Receita Federal

Como fazer uma assinatura digital de forma segura?

Para obter um certificado digital e criar uma assinatura digital, siga estes passos:

• Escolha uma plataforma certificada de assinatura digital que respeite a legislação e os padrões de segurança;
• Realize um cadastro detalhado, fornecendo dados pessoais e documentos que comprovem sua identidade;
• Verifique se a plataforma utiliza criptografia robusta e autenticação de dois fatores para proteger as informações;
• Siga as instruções da ferramenta para criar sua assinatura, que pode ser uma versão digitalizada da manuscrita ou um token criptográfico;
• Antes de assinar, confirme a integridade do documento a ser assinado;
• Use sua chave privada para assinar o documento, assegurando sua autenticidade e não-repúdio.

Procdata e TOTVS Assinatura Eletrônica

A Procdata, parceira oficial da TOTVS na Serra Gaúcha, oferece uma solução específica para essa questão, o TOTVS Assinatura Eletrônica, que é uma plataforma que pode agilizar todas as suas negociações empresariais, sendo compatível com os modelos de certificado A1 e A3, permitindo que você utilize o certificado digital em seus documentos. Veja outros recursos e benefícios:

• App Minha Assinatura Eletrônica;
• Alto padrão de criptografia para garantir a segurança;
• Signatários e usuários ilimitados;
• Possibilidade de inserção da marca;
• Notificações sobre o status dos documentos;
• Compartilhamento de pastas entre as áreas de negócio;
• Integração com diversas plataformas, como o Google Drive;
• Dashboard intuitivo, que facilita o acompanhamento dos indicadores de usabilidade.

Para saber mais sobre essa ferramenta, entre em contato com nossa equipe: (54) 3538-2655 comercial@procdatati.com.br