Devido à transformação digital, cada vez mais empresas adotam sistemas de Enterprise Resource Planning (ERP) para otimizar sua gestão. Mas, afinal, quais são os benefícios do ERP? Hoje em dia, os dados e informações das empresas são considerados ativos estratégicos, servindo como base para decisões e ações que visam aprimorar processos e atividades.
Nesse cenário, ferramentas que auxiliam na gestão da informação, como o software ERP, se tornaram indispensáveis no cotidiano das empresas.
Neste artigo, exploramos as 10 principais vantagens do ERP para as organizações, destacando os efeitos positivos e os ganhos concretos em produtividade, eficiência e integração dos processos de gestão.
Quais são os benefícios do ERP?
1) Eliminação de processos manuais: ao longo do tempo, a evolução dos sistemas de planejamento de recursos incorporou a automação, impulsionada por novas tecnologias e pela digitalização dos processos. Hoje em dia, o ERP permite que tarefas e processos manuais sejam substituídos, promovendo uma integração automatizada entre diferentes departamentos e áreas da empresa. Essa mudança traz mais agilidade e colaboração na troca de informações, no processamento de tarefas e, principalmente, na produtividade da organização. Além disso, é importante destacar que as versões mais recentes de ERP são projetadas para atender às necessidades de diversos setores, ajustando-se às exigências específicas de diferentes áreas, como agroindústria e logística. Portanto, uma das grandes vantagens do ERP é sua capacidade de automatizar processos e eliminar etapas manuais.
2) Capacidade de escala: hoje em dia, um dos maiores desafios para as empresas é ajustar sua estrutura para acompanhar o crescimento do negócio e garantir uma administração eficaz. Isso ocorre porque, à medida que o negócio se expande, surgem mais variáveis a serem gerenciadas e um volume maior de informações se integra ao dia a dia da empresa. Neste cenário, um dos principais benefícios do ERP é sua capacidade de escala. Essa característica permite que o sistema seja ajustado conforme o desenvolvimento da organização. Por exemplo, no início, uma empresa pode não precisar de um CRM avançado, repleto de dados detalhados sobre a interação com os clientes. No entanto, conforme a empresa cresce e amplia sua atuação, o CRM pode passar a ser essencial. Dessa forma, o ERP deve ser capaz de se integrar a esse e outros sistemas tecnológicos, para aprimorar a qualidade e a profundidade das análises gerenciais, se ajustando conforme as necessidades do negócio crescem.
3) Aprimoramento na proteção dos dados: uma outra vantagem importante do ERP é o aumento na segurança das informações. Como mencionado, os dados são considerados ativos estratégicos para as empresas e, por isso, precisam ser adequadamente resguardados. Neste contexto, o ERP pode transformar significativamente a gestão de dados.O principal benefício dessa segurança está na centralização das informações em um único local. Isso significa que as equipes de gestão e TI não precisam mais investir esforços e recursos na proteção de múltiplos bancos de dados, mas sim em um único sistema, o do ERP. Hoje, é comum que o ERP esteja integrado a soluções em nuvem. Essa característica potencializa ainda mais a segurança ao armazenar os dados em centros de dados externos, que são projetados para enfrentar riscos à integridade da informação, com sistemas extras de segurança, como backups contínuos, redundância e criptografia.
4) Adaptação e acesso à distância: utilizar um ERP avançado também simplifica a rotina dos profissionais que precisam monitorar o fluxo de dados da empresa, como o diretor financeiro, por exemplo. Com a crescente demanda por soluções móveis e a internet, os sistemas ERP se tornaram mais completos e interconectados, permitindo acesso remoto e monitoramento em tempo real das informações essenciais do negócio. Isso facilita o trabalho dos gestores, que podem acessar o sistema de qualquer lugar e a qualquer momento, acelerando a tomada de decisões e a identificação de questões que precisam ser resolvidas com urgência. Em um mercado competitivo e em constante mudança, manter o controle contínuo sobre os sistemas da empresa pode ser um grande diferencial, especialmente para empresas com filiais diversas, onde os gestores estão sempre se deslocando entre elas.
5) Economia de despesas: no que diz respeito a custos, existem vários aspectos que evidenciam o impacto positivo e os benefícios do ERP. Primeiramente, a modernização dos processos administrativos reduz os obstáculos operacionais, o que não só torna as operações mais eficientes, mas também mais alinhadas e focadas no núcleo da empresa. Outro ponto relevante e benefício do ERP é a redução do número de softwares utilizados no negócio. Como o ERP é uma solução projetada para centralizar dados, atividades e informações, é natural que a necessidade de sistemas auxiliares ou complementares diminua consideravelmente. Por exemplo, não será necessário um software específico para gerenciar o estoque, outro para registrar os pedidos dos clientes e ainda outro para a administração financeira. Ou seja, com uma única plataforma, é possível gerenciar todos esses aspectos essenciais, resultando em redução de custos e menor necessidade de investimento em suporte e aquisição de diversos sistemas de TI.
6) Redução do tempo de resposta nas transações: não podemos deixar de destacar a importância de decisões rápidas e assertivas no ambiente corporativo.Em empresas com um grande volume de pedidos e interações, muitas vezes é difícil processar todas as informações e fornecer uma resposta eficiente ao cliente. Com a implementação de um ERP, esse tipo de situação se torna menos comum. O que acontece é que, com esse sistema, o fluxo de comunicação e de informações dentro da organização se torna muito mais ágil. Por exemplo, os departamentos financeiro e comercial funcionam de forma mais integrada, trocando dados de maneira mais rápida, o que resulta em processamento de pedidos mais eficiente e aumento nas vendas. Além de reduzir o tempo de resposta, uma outra vantagem do ERP é promover maior consistência nos processos. Retomando o exemplo do financeiro e comercial, essa integração assegura transações mais seguras, alinhando a aceitação de riscos às metas comerciais da empresa. Adicionalmente, essa característica beneficia também o relacionamento com fornecedores, pois eles recebem informações mais precisas sobre as necessidades da empresa, o que lhes permite planejar melhor a reposição de estoque e garantir a continuidade do fornecimento sem prejudicar o cliente.
7) Organização das informações: como já mencionamos, dados e informações são fundamentais para impulsionar as atividades de uma empresa. Por isso, é essencial que essas informações sejam padronizadas, acessíveis e compreensíveis para que todos na organização — desde colaboradores até diretores — possam utilizá-las de forma eficaz. Com um ERP, isso se torna totalmente possível! O sistema não apenas centraliza as informações relevantes das operações, mas também as converte em dados úteis para a gestão do negócio, garantindo que estejam sempre atualizados, detalhados e alinhados às necessidades da empresa, seja no setor comercial, de marketing ou nas operações diárias. Essa é uma das principais vantagens do ERP, pois impacta positivamente a organização, otimização e valor dos dados que circulam dentro do sistema. Consequentemente, isso resulta em análises mais precisas e abrangentes, ampliando a aplicabilidade dessas informações em diversos departamentos da empresa.
8) Processos mais eficazes e otimizados: vários fatores contribuem para a otimização dos processos dentro das empresas, tornando-os mais ágeis e produtivos por meio dos sistemas ERP. Primeiramente, essa melhoria operacional é alcançada pela redução de erros humanos, proporcionada pela automação dos processos. Isso resulta em um impacto positivo direto na eficiência e na produtividade geral dos setores. Em segundo lugar, o ERP facilita a troca de informações, tornando-a mais rápida e eficaz, o que permite a identificação precoce de obstáculos operacionais e a implementação de soluções para resolvê-los. Ademais, uma das vantagens do ERP está relacionada à redução dos custos operacionais. Quando os processos empresariais são analisados de maneira integrada e abrangente, torna-se possível identificar áreas que necessitam de melhorias, que geralmente, se traduzem em diminuição de gastos desnecessários e na otimização dos processos, tornando-os mais eficientes e financeiramente vantajosos.
9) Aprimoramento na tomada de decisões: um dos fatores essenciais para uma boa tomada de decisões é o acesso a informações precisas e baseadas em dados reais e objetivos, ou seja, um conjunto de dados que reflita com clareza a situação atual da empresa, considerando seus desafios e oportunidades. Esse processo é otimizado com a implementação de sistemas ERP na gestão e supervisão das empresas. Com a integração de diferentes setores da organização, uma das principais vantagens do ERP é a capacidade de fornecer informações detalhadas e relevantes para os gestores, diretores e outros responsáveis pela direção estratégica da empresa. Isso proporciona uma visão clara da saúde operacional da empresa, das tendências de mercado e da resposta da organização às suas necessidades produtivas e comerciais. Portanto, um dos aspectos mais importantes do ERP é a consolidação de dados essenciais que impactam diretamente na eficácia das decisões, tornando-as mais precisas e bem fundamentadas.
10) Aprimoramento do fluxo de dados: uma das principais vantagens do ERP é a melhoria na troca e no fluxo de informações. Esses sistemas permitem otimizar diversas etapas e processos de comunicação entre os diferentes departamentos da empresa. Por exemplo, ao integrar as diversas áreas da organização, o ERP possibilita, entre outras coisas, maior rapidez nos processos, comunicação mais precisa e maior dinamismo, além de reduzir o tempo de resposta. Essa otimização no fluxo de dados afeta diversos processos, como a emissão de notas fiscais, a administração de contratos, atividades administrativas, além de áreas como recursos humanos e gestão de pessoas. Com esse fluxo de dados mais eficiente entre os setores, toda a estrutura da empresa se beneficia, respondendo de forma ágil e eficaz às necessidades e oportunidades.
Sistemas ERP da Procdata, parceira da TOTVS
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