Sistema de gestão: por que é um bom investimento para o seu negócio?

A implantação de um sistema de gestão pode ser extremamente vantajosa para o controle de processos, integração entre atividades dos setores e redução de riscos mais eficiente. O sistema de gestão é um software que possui recursos que organizam, integram, controlam, monitoram e automatizam a rotina administrativa de uma empresa, viabilizando caminhos mais ágeis para a execução dos processos, melhorando os resultados e a produtividade.

Qual a função de um sistema de gestão?

É otimizar a operação do negócio ou do setor com mais transparência e controle das informações envolvidas no processo. Uma das maiores funcionalidades de um software de gestão é automatizar tarefas repetitivas, facilitando a rotina administrativa.

Quando usar um sistema de gestão?

É bem comum que os empreendedores iniciem esse processo de forma escalonada, utilizando ferramentas como planilhas e sistemas de organização de projetos gratuitos. Entretanto, quando a demanda cresce, essas soluções acabam por não atender mais a expectativa do negócio: e aí que o investimento em um sistema de gestão passa a fazer sentido.

Estrutura de um sistema de gestão

O software de gestão é uma plataforma centralizadora de dados e operações que deve possuir as seguintes características:

• Governança corporativa;
• Planejamento estratégico;
• Implantação e operação das tarefas;
• Avaliação do desempenho através do monitoramento de resultados;
• Desenvolvimento de correções e de melhoria contínua.

Necessidade do sistema de gestão 4.0

A indústria 4.0 que é o momento atual que vivemos, se refere aos avanços tecnológicos de diferentes áreas estão convergindo. Isso envolve:

• Controle e monitoramento: o uso de ferramentas cada vez mais potentes e eficientes, permite a obtenção de dados estratégicos mais precisos e em tempo real.
• Tecnologia da informação aprimorada: oferece uma melhor gestão e refinamento da área de TI, o que possibilita mais segurança e organização na gestão de dados da sua empresa.
• Automação integral: a inteligência artificial (IA), o machine learning (aprendizado de máquina) e à computação cognitiva, permitem automatizar até mesmo atividades analíticas e decisórias, com base em critérios previamente estabelecidos.
• Documentos e sistemas virtuais: é a possibilidade de rastrear e monitorar, remotamente, fluxos e equipamentos por intermédio de sensores instalados em sua infraestrutura.
• Sistemas de monitoramento avançados: oferece a coleta e o processamento de dados de forma rápida, o que resulta em informações estratégicas quase que instantâneas, possibilitando tomadas de decisões mais ágeis e assertivas.
• Automação de atividades: possibilita a descentralização de processos.
• Sistema modular: cada módulo funciona de acordo com as demandas existentes e podem ser facilmente vinculados ou não das atividades.

Por que implantar um sistema de gestão?

1. Mais transparência e integração: um sistema de gestão tem a capacidade de registrar quase todas as operações realizadas nele, além das informações lançadas e consultadas, que ficarão à disposição dos gestores e suas equipes, que, por sua vez, podem monitorar os processos computados no programa. Sistemas de informações gerenciais também facilitam a integridade da empresa perante os órgãos fiscais, desde que contem com práticas e processos adaptados aos padrões legislativos. Em resumo, é mais fácil registrar e repassar as informações que essas entidades necessitam ou requerem.
2. Redução de burocracia: um dos objetivos do uso de um sistema é desenvolver fluxos mais ágeis e eficientes, feitos de forma automatizada, reduzindo assim a burocracia. Dessa forma, processos de autorização, coleta de assinaturas, operações bancárias, jurídicas, fiscais, etc, são realizados sem tantos entraves burocráticos.
3. Automatização de processos: a automatização resulta em gestão mais precisa da cadeia produtiva. Por exemplo, após o lançamento de dados sobre o recebimento de um item, automaticamente o sistema emite documentos relacionados a ele. Logo, o controle de recursos, de custos, de itens em circulação na empresa, dentre outras atividades, é mais eficiente
4. Redução de erros: a automatização é fundamental para a diminuição de erros nos processos repetitivos, cansativos e manuais. Dessa forma, a equipe fica tem mais tempo livre para investir em atividades mais estratégicas para a área ou negócio.
5. Decisões baseadas em dados: a geração de indicadores de desempenho facilita a tomada de decisão pelos gestores. Afinal, com estatísticas, gráficos, porcentagens, fica mais fácil compreender o desempenho da empresa, de seus departamentos e funcionários, possibilitando antever cenários e quais as melhores práticas a serem tomadas.
6. Conformidade com a legislação fiscal: um sistema de gestão deve ser desenvolvido baseado nas exigências fiscais, contábeis, financeiras, entre outras. Isso evita problemas com a legislação e, consequentemente, a vinda de multas, processos judiciais e outras sanções.
7. Possibilita o crescimento do negócio: um sistema escalonável, com por exemplo, aqueles armazenados na nuvem, oferece adaptações que podem ser ampliadas ou reduzidas conforme o tamanho da empresa. Outro ponto positivo é a forma de acesso, feito através da internet, podendo ser feito em qualquer hora, dia e lugar.
8. Economia: de acordo com uma pesquisa da Ultra Consultants, a principal razão citada pelas empresas para justificar o investimento em uma tecnologia do tipo é a economia de custos. O estudo também indica quais as situações que levam os negócios a investirem na implantação de um software de gestão: redução de custos de TI, redução no tempo de ciclo, redução dos níveis de estoque.

Quais os tipos de sistema de gestão?

Os sistemas de gestão não se resumem a um tipo de tecnologia: há variadas opções.

– ERP: automatiza e reúne atividades de vários departamentos, equipes e unidades de um negócio. Ele realiza o cruzamento de dados de procedimentos variados, promovendo maior controle em relação ao fluxo de atividades dentro da empresa. Essa integração ocorre de duas formas:

• Funcional: por intermédio de módulos/funcionalidades específicas para as tarefas de cada área;
• Sistêmica: dividindo os recursos por meio de processos/sistemas importantes da empresa, como o processamento de transações.
• Vantagens do ERP: escalabilidade, centralização de conteúdos, acesso a históricos para consultas e realização de estimativas.

– CRM (Customer Relationship Management ou Gestão de Relacionamento com o Cliente): sistema que facilita e otimiza a interação com os clientes. No CRM, são armazenadas informações como:

• Cadastros e dados de contato de consumidores;
• Dúvidas mais comuns ou específicas atendidas;
• Históricos de interações com clientes e potenciais clientes;
• Mensagens enviadas entre consumidores e colaboradores;
• Análises que traçam de forma mais assertiva o perfil do público.

BPM: serve para implementar um gerenciamento de processos de negócios, mapeando, padronizando e melhorando, de maneira contínua seus processos. Isso possibilita uma administração mais eficiente.

Como escolher o melhor sistema de gestão?

Em primeiro lugar, é importante compreender as necessidades da sua operação para escolher os potenciais fornecedores que poderão atender às suas demandas. É importante acrescentar a essa pesquisa além dos custos, os benefícios que o sistema oferece, suporte e a reputação da empresa no mercado.

Existem soluções gratuitas? Sim, mas possuem limitações. São indicadas para testar a solução, mas não para uma adoção a médio e longo prazo. O investimento em ferramenta mais robusta é válido, pois pode transformar sua operação e trazer excelentes resultados em pouco tempo.

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