Saiba mais sobre a gestão eletrônica de documentos

A GED (gestão eletrônica de documentos) é o arquivamento automático da documentação de uma empresa de forma organizada e eficiente, com o objetivo de possibilitar o fácil acesso à informação pela equipe. Pode ser implantada por negócios de qualquer ramo e porte, seja da esfera pública ou privada.

Objetivos da GED

• Maior rapidez na tomada de decisões empresariais;
• Maior transparência à rotina administrativa da empresa;
• Mais economia, precisão e otimização na administração;
• Acesso às informações e aos documentos de maneira estratégica e inteligente;
• Mais controle sobre o armazenamento, o fluxo, o versionamento e o compartilhamento de documentos.

Qual a importância da gestão eletrônica de documentos para o seu negócio?

Todos os dias, há um grande volume de atividades dentro da empresa que acabam por gerar diversos registros e lidar de forma manual com isso pode gerar morosidade e erros. De acordo com a Xerox, 46% dos funcionários de pequenas e médias empresas investem tempo com fluxos de trabalho ineficientes e relacionados ao papel diariamente.  (ReportLinker, 2020). A gestão eletrônica de documentos pode ser uma ótima opção para resolver essa questão, promovendo mais rapidez, eficiência e organização no fluxo das informações.

Quais são as vantagens da gestão eletrônica de documentos?

• Padronização e otimização de processos: você sabia que procurar documentos consomem cerca de 21% do tempo diário da produtividade? Uma média de 18 minutos para encontrar um documento. Que 86% dos funcionários dizem ter dificuldade em procurar arquivos quando precisam? Com a adoção da gestão eletrônica de documentos é possível padronizar e otimizar esses processos a partir da organização da informação, reduzindo custos e otimizando o tempo da sua equipe.
• Economia de custos: com a gestão eletrônica de documentos, você diminui custos com a manutenção de arquivo, economiza com material de escritório e facilita o acesso às informações.
• Mais segurança: com os documentos armazenados em nuvem, o backup das informações é feito automaticamente. Há ainda o reforço da criptografia dos dados, tecnologia que oferece uma proteção extra aos arquivos.
• Maior controle sobre os arquivos:  o GED proporciona mais controle sobre armazenamento, fluxo, versionamento e compartilhamento de informações.

 E as desvantagens, existem?

Existem no caso das empresas que não possuem um sistema de gestão eletrônica de documentos para otimizar essa atividade, em que o trabalho é todo feito de forma manual. Este software é capaz de cumprir todos os objetivos da GED de forma clara e automatizada.

Quais ferramentas indicadas para a gestão eletrônica de documentos?

• Capture: captura de documentos para digitalizá-los
• Document Management: permite buscar, criar, editar, armazenar, revisar e eliminar os documentos.
• Business Process Management (BPM): workflow para organizar o fluxo de trabalho, visando a melhoria contínua dos processos empresariais essenciais.

Dicas para fazer uma boa gestão eletrônica de documentos

• Veja quais arquivos são essenciais
• Mobilize e capacite a equipe para essa transformação digital
• Opte por um software de gestão para facilitar e automatizar o processo
• Defina critérios de segmentação para os documentos
• Defina os níveis hierárquicos dos perfis de acesso aos arquivos (quem pode acessar o que)

Como a assinatura eletrônica otimiza a gestão de documentos na sua empresa

A assinatura eletrônica melhora e moderniza as relações de negócios, promovendo mais agilidade para a assinatura de documentos. Além disso, esse recurso também apresenta muito segurança na validação de transações em ambientes virtuais, mantendo a validade jurídica do documento (integridade, confiabilidade e confidencialidade).

Como assinar eletronicamente

A Procdata oferece uma solução que simplifica a assinatura de documentos na sua empresa, através do software da TOTVS. A plataforma, já em conformidade com a LGPD, apresenta tecnologia mobile que oferece mais agilidade na rotina da empresa. Você pode ainda enviar documentos de forma on-line e notificar os destinatários sobre as ações a serem feitas. Saiba mais: (54) 3538-2655 ou comercial@procdatati.com.br