Você sabe o que é backoffice e qual sua importância nos negócios?

Backoffice é a retaguarda administrativa/financeira, que administra os problemas rotineiros nas empresas. Embora não seja uma área que tenha contato direto com o cliente, seus processos são fundamentais para as atividades internas, que acabam refletindo na produtividade do negócio e na satisfação do cliente. Logo, todos os setores que ofereçam suporte a outros, estão inseridas neste conceito. São considerados backoffice: financeiro, comercial, RH, TI, contabilidade,  etc

O que é backoffice?

O sistema backoffice é uma série de funções que ocorrem na rotina de uma empresa de forma mais otimizada, sem a percepção do cliente, mas as ações determinadas pelo backoffice impactam o consumidor final, quando este compra um produto ou serviço. Ele está presente através de um sistema de gestão integrado, desempenhando atividades e controlando tarefas administrativas, financeiras etc.

A importância do backoffice nas empresas

Possuir um controle dos processos administrativos, permite que toda a rotina no negócio seja mapeada e qualquer alteração pode ser identificada de forma rápida. A equipe responsável pelo backoffice identifica gaps, agindo de forma antecipada, antes que o problema ganhe volume ou prevenindo que ocorra. Isso é feito através de análises geradas a partir de dados, vindos de sistemas de gestão (ERP) e ferramentas tecnológicas (big data). Alguns exemplos em que o backoffice pode ser usado:

• No e-commerce: quando o consumidor escolhe um produto, vários processos têm início até a finalização da compra: se o item estiver esgotado, por exemplo, será possível identificar a falta deste, antes mesmo do cliente seguir com a compra evitando que haja cancelamento e devolução, dentre outros transtornos.
• Na indústria: o backoffice tem atuação direta sobre equipamentos e máquinas, promovendo uma administração escalável que atenda as diversas necessidades operacionais de uma fábrica.
• No varejo: neste caso, o backoffice organiza as demandas da equipe que atende, de forma direta, os clientes, visando solucionar problemas de faturamento e cobrança, atuando com todo o suporte administrativo que a área comercial necessita.

Benefícios da automatização do backoffice

Além de otimizar os processos básicos e facilitar a integração dos diversos setores de um negócio, automatizar o backoffice é fundamental para construir um bom relacionamento com seus clientes. Um sistema de backoffice automatizado auxilia na redução de falhas e gargalos,  impedindo que estes erros cheguem até o cliente final, que podem causar diversos transtornos, como até mesmo a desistência da compra.

Redução e controle dos custos

Com tarefas repetitivas automatizadas, sua equipe pode participar de processos mais decisórios e estratégicos. O controle de custos pode ser acompanhado pelo gestor por meio de dashboards, possibilitando uma visão mais clara dos indicadores dos setores.

Otimização de processos

Com a automatização, há uma simplificação dos processos burocráticos, como por exemplo, o envio de documentos feito sem interferências, respeitando as exigências das políticas internas da empresa e as regras da legislação. Outra vantagem é a redução do uso de papel, que evita a duplicação de informações e acúmulo com arquivos físicos.

Indicadores e análises mais ricos

Backoffice automatizado é sinônimo de segurança e integridade dos dados da empresa, além de acesso facilitado e organizado a gestores e suas equipes a essas informações. Dados sobre nível de estoque, resultados de vendedores, produtividade e rastreamento de vendas se tornam possíveis com a automatização.

Backoffice na integração de setores

Os principais módulos do software (faturamento, financeiro, compras e estoque), auxiliam na distribuição centralizada das tarefas e rotinas da empresa. Com uma visão mais ampla e integrativa, os gestores  possuem dados mais precisos para tomadas de decisão assertivas, que beneficiam a empresa, sua equipe e seus clientes.

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