O mercado de hoje requer que os sistemas de gestão de empresas sejam cada vez mais integrados, para que os negócios alcancem o maior potencial possível. A integração de sistemas é uma alternativa para ter processos internos mais organizados e otimizados.
Investir na integração de sistemas permite que diferentes setores troquem informações, sejam mais produtivos e tenham uma rotina mais eficiente através da troca ágil de dados.
O que é a integração de sistemas?
A integração de sistemas é o processo de conectar diferentes sistemas e aplicativos para que ambos possam funcionar juntos, possibilitando assim, uma gestão mais assertiva. Muitas empresas usam uma variedade de sistemas e aplicativos para gerenciar suas operações, como software de contabilidade e RH e gerenciamento de estoque e vendas, por exemplo. A integração permite que esses sistemas trabalhem juntos, compartilhando dados e informações entre si, além de automatizar tarefas, reduzir erros e aumentar a eficiência da rotina de trabalho. Normalmente, a integração é feita por meio do uso de APIs (interfaces de programação de aplicativos), middleware e integração direta entre sistemas.
Tipos de integração de sistemas
– Troca de dados eletrônicos: nessa modalidade, uma plataforma extra é implantada. Ela tem como foco traduzir as mensagens de cada uma das ferramentas e repassar os dados a outra solução. Entretanto, essa alternativa é um pouco complexa, por conta da dificuldade em montar seu ambiente.
– Banco de dados: neste caso, um profissional especializado realiza as modificações necessárias nas estruturas dos bancos de cada aplicação.
– APIs: é uma alternativa simples, segura e bastante utilizada na integração dos sistemas. Elas recebem requisições e respondem com dados prontos, permitindo que a busca de informações entre as plataformas utilizadas pelo negócio, seja feita de forma mais fácil e ágil.
Vantagens da integração de sistemas
A integração de sistemas promove otimização de processos, que passam a ser feitos com maior colaboração entre profissionais das áreas que compõem o negócio. Veja mais algumas vantagens:
– Otimização de processos: mantida de maneira contínua, auxilia a manter a competitividade a médio e longo prazo. Ao integrar sistemas, o negócio opera com processos mais simples e otimizados.
– Melhora da performance: um sistema operacional de alta performance é fundamental para atender clientes e parceiros de mais assertiva. Com os setores se comunicando mais facilmente, a rotina de trabalho se torna mais dinâmica, aumentando a receita e o nível de inovação.
– Redução de custos: a integração de sistemas cria fluxos de trabalho mais simples e automatizados, reduzindo erros manuais e o retrabalho.
– Integração entre setores: ao ter serviços e sistemas integrados, todas as áreas do negócio atingem um alinhamento estratégico mais coeso.
Desafios da integração de sistemas
É bem comum que uma empresa em crescimento resolva suas demandas de gestão conforme elas aparecem, como por exemplo, a implantação de determinados softwares, que tem como objetivo resolver certas demandas. Mas conforme o tempo passa e a operação de intensifica, é preciso novas soluções tecnológicas que ajudem a gestão a ser mais assertiva e competitiva.
Logo, a integração de sistemas se mostra como uma solução. Mas ela também pode ter alguns desafios, especialmente quando se trata de sistemas complexos e mal geridos. Alguns deles são:
– Incompatibilidade: softwares diferentes podem usar protocolos de comunicação variados, o que pode tornar difícil conectar e integrar sistemas;
– Custos: a integração de sistemas deve ser pensada para que esse investimento seja absorvido pelo negócio, sem afetar a saúde financeira do mesmo;
– Complexidade: sistemas grandes e complexos podem tornar a integração mais difícil. Nesse caso, em especial, um planejamento específico deve ser desenvolvido e seguido para o sucesso da operação;
– Manutenção: após a implementação da integração, a manutenção dos sistemas deve ser feita rigorosamente, para que a gestão e a troca de dados ocorra de forma satisfatória;
– Falta de padrões: a falta de padrão no momento da integração pode tornar difícil conectar sistemas de diferentes fornecedores.
Para que esses problemas sejam evitados e amenizados, a escolha de um ERP de qualidade é fundamental.
Como superar os desafios da integração de sistemas?
A integração de sistemas, pode muitas vezes, ser onerosa, entretanto, com planejamento adequado, essa tarefa pode se tornar mais fácil. Confira algumas dicas:
– Mapeie processos: compreender todos os processos do negócio é fundamental para que a integração ocorra de forma satisfatória. Todas as áreas da empresa devem ser contempladas, tendo seus processos descritos no planejamento geral, para definir quais sistemas devem ser integrados.
– Alinhe tecnologia e estratégia: avalie as soluções do mercado que mais podem se adequar às necessidades da sua empresa. Verifique se elas atendem aos objetivos e metas traçadas no planejamento. Defina quais indicadores de desempenho devem ser acompanhados na integração de sistemas de gestão.
– Avalie as soluções: antes de fazer a integração, analise se as soluções atuais da empresa viabilizam essa medida. As ferramentas podem já estar ultrapassadas e não servirem aos novos objetivos. Reflita se não é o momento de fazer substituições.
– Implemente a integração: é importante que seu planejamento de integração tenha o processo de backup descrito, a fim de não perder dados importantes do negócio. É fundamental contar com suporte profissional especializado, que entendam a linguagem usada no desenvolvimento de cada sistema e estejam habituados a esse tipo de migração.
– Monitore as mudanças: depois da implantação é fundamental monitorar o desempenho dos setores que passaram pela integração de dados, além do desempenho dos sistemas. Fique de olho em falhas de exportação de dados, dificuldades técnicas, etc.
Maneiras de fazer a integração de sistemas de forma segura
Para realizar uma integração de sistemas sem maiores transtornos, alguns pontos devem ser seguidos, como:
– Defina os objetivos que espera alcançar com a integração dos sistemas, como por exemplo economizar tempo, recursos ou melhorar processos.
– Monitore e registre os dados: negócios com sistemas integrados, são capazes de gerenciar várias rotinas com assertividade, logo, terão menos gargalos.
– Previna-se contra ameaças: a integração de sistemas deve ser feita com as melhores práticas de segurança e integridade de informações. Padrões de autenticação e recursos de criptografia são indispensáveis.
– Prepare sua equipe: as pessoas do seu time são fundamentais para o sucesso do processo de integração dos sistemas, já que eles ficarão responsáveis por inserir os dados necessários nos softwares a serem implementados. Treinamento e atualizações devem ser rotina, para que todos possam operacionalizar os sistemas integrados de forma correta.
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