Automação de contratos é um procedimento que utiliza tecnologia para criar, gerenciar e arquivar esses documentos, visando a estabelecer um fluxo de trabalho mais eficaz e reduzir os conflitos entre as partes. Essa abordagem pode ser implementada de diversas formas, inclusive por meio da execução de contratos inteligentes (smart contracts).
No entanto, é mais comum que o gestor adote um sistema de gerenciamento de contratos capaz de abranger o ciclo desses documentos, o que inclui também a utilização de assinaturas eletrônicas. Portanto, com a automação da gestão de contratos, o trabalho se torna mais organizado, eficiente e permite um melhor acompanhamento dos diversos fluxos de trabalho empresariais relacionados aos contratos. Em resumo, automação de contratos é a integração da tecnologia na administração desses documentos.
Como é o funcionamento da automação de contratos?
A automação de contratos é realizada por meio de ferramentas de gestão contratual. É possível encontrar soluções que automatizam a criação dos contratos por meio de formulários com campos variáveis, baseados em modelos personalizáveis. Um software de gestão de contratos eficiente, por exemplo, oferece essa funcionalidade, agilizando a elaboração do documento. Há também quem necessite apenas de uma plataforma de assinatura eletrônica que envia o contrato aos signatários, coleta o consentimento e armazena o documento na nuvem ao final
Em geral, com uma solução adequada, você pode automatizar a elaboração e revisão dos contratos, o envio aos signatários e testemunhas, bem como o armazenamento e controle dos mesmos.
Quais são os benefícios da automação de contratos para o seu negócio?
A gestão estratégica de contratos em sua empresa não precisa mais ser realizada manualmente. Em várias áreas de uma empresa, a tecnologia pode desempenhar funções que trazem uma série de vantagens. Vejamos alguns benefícios:
– Economia de custos: um gestor que utiliza ferramentas para gerenciar contratos experimenta uma significativa economia de custos como: deslocamento de profissionais para assinatura; Eenvio externo de documentos pelos Correios; serviços de gráfica e cartório, uma vez que a assinatura digital substitui o reconhecimento de firma; impressão de documentos, visto que se economiza com a manutenção dos equipamentos, papel e toner.
– Compliance: outra vantagem significativa de adotar um software de gestão de contratos ou outras ferramentas é o apoio às diretrizes estabelecidas pela organização. Ao gerenciar contratos de maneira eficiente, é possível promover uma política de conformidade, estabelecendo regras que devem ser seguidas nos acordos.
– Padronização de processos: um dos objetivos da automação de processos, em geral, é a padronização do fluxo de trabalho. A automação da gestão estratégica de contratos segue essa lógica. Ela estabelece padrões para garantir que uma determinada forma de atuação, já testada e bem-sucedida, seja seguida diante das condições pré-estabelecidas.
– Eficiência no gerenciamento contratual: a padronização, por reduzir os erros e retrabalhos, proporciona uma eficiência considerável no controle contratual.A eficiência também se reflete na gestão financeira, pois, como demonstrado, a automação de contratos resulta em economia de custos.
– Segurança das informações: a segurança da informação tornou-se uma prioridade nas empresas, não apenas devido à LGPD, mas também devido ao aumento dos ataques cibernéticos no Brasil.A automação de contratos é uma medida que contribui para essa segurança de diversas maneiras, incluindo:assinatura eletrônica com validade jurídica; acesso aos documentos apenas por pessoas autorizadas;prevenção da perda do histórico de edições e revisões do documento;prevenção da perda do documento físico, pois está em formato digital;possibilidade de definir diferentes permissões de edição no fluxo de trabalho;armazenamento dos contratos na nuvem, que oferece alto padrão de criptografia.Vale ressaltar que o fato dos documentos estarem armazenados na nuvem facilita a busca e o compartilhamento de informações.
– Integração entre os setores da empresa: também promove uma maior integração interna, pois contribui para uma comunicação transparente e objetiva.Processos sem padronização podem sofrer com gargalos envolvendo diferentes setores que passam despercebidos pelo gestor.
– Acesso a relatórios estratégicos: algumas plataformas de automação da gestão contratual oferecem a funcionalidade de emissão de relatórios e dashboards. Esses recursos facilitam o controle de contratos, permitindo que o gestor identifique fragilidades e aspectos que precisam ser ajustados.
Como escolher a melhor ferramenta para automação de contratos?
Escolher a melhor ferramenta para automação de contratos é uma decisão crucial para o seu negócio. Para fazer uma opção assertiva, é necessário levar em consideração as necessidades específicas da empresa, bem como as características da ferramenta que você pretende adotar. Além disso, é importante avaliar se a ferramenta possui recursos que facilitem a rotina dos profissionais envolvidos na gestão contratual, como tecnologia móvel e assinatura eletrônica. Confira algumas dicas de como facilitar esse processo de escolha:
– Pesquise a reputação da empresa: o fornecedor deve ser confiável, com experiência e reconhecimento no mercado. Ele deve oferecer um bom atendimento, serviço de qualidade, preço justo, atualizações e inovações.
– Verifique o nível de segurança da ferramenta: ela deve garantir a proteção dos seus dados e documentos, seguindo as normas e regulamentações vigentes. Além disso, deve oferecer mecanismos de controle de acesso, criptografia, backup e auditoria.
– Teste a usabilidade da ferramenta: ela deve ser fácil de usar, com uma interface intuitiva e amigável. Ela deve permitir que você crie, edite, envie e receba contratos de forma rápida e prática. Além disso, deve oferecer suporte e treinamento para os usuários.
– Verifique a integração da ferramenta: a integração com outros sistemas que você utiliza (ERP, CRM etc.) é uma vantagem, pois facilita o fluxo de informações e evita retrabalho e inconsistências. O sistema de contratos também deve permitir personalização de acordo com as suas preferências e necessidades.
– Avalie a mobilidade: a ferramenta deve ter uma versão móvel, que permita o acesso e a gestão estratégica dos contratos a qualquer hora e lugar. Isso proporciona mais comodidade, flexibilidade e produtividade para os profissionais. Ter recursos de assinatura eletrônica, que garantem a validade jurídica dos contratos sem a necessidade de papel e impressora, é fundamental.
Se você ainda não possui um sistema de contratos online, considere adotar uma boa ferramenta de assinatura eletrônica.
Como a assinatura eletrônica pode otimizar sua automação de contratos?
A assinatura eletrônica é um recurso de identificação digital que possui validade jurídica e foi regulamentado por diversas leis brasileiras, como a lei da assinatura digital. Ela faz parte de uma das últimas etapas da automação de contratos. Após o envio dos documentos aos signatários, é necessário aguardar a sua assinatura para formalizar o acordo.
A assinatura eletrônica é essencial para a gestão de contratos, proporcionando mais rapidez, segurança e simplicidade a esse processo.
Como a Procdata pode te ajudar nesse processo?
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