Por acaso sua empresa já está com as rotinas administrativas em ordem para começar a usar a obrigação fiscal EFD-Reinf? Ainda não? Cuidado, pois o prazo está ficando apertado e a data limite é em novembro.
A maioria das empresas já está trabalhando para entender como informar a EFD-Reinf e começar a aplicá-la. Deixar de entregar as obrigações fiscais relacionadas a essa nova ferramenta pode levar a prejuízos para a empresa.
Quer entender mais sobre a obrigação fiscal? Continue lendo para relembrar prazos e saber o que acontece com quem não estiver em dia com a obrigação. Também confira algumas dicas para se preparar para a EFD-Reinf e não sofrer com as multas estipuladas para elas.
De acordo com as determinações do governo federal, organizações com faturamento de até R$ 78 milhões, que se enquadram na segunda fase da EFD-Reinf, devem entregar a obrigação fiscal a partir de novembro. Desde maio deste ano, ainda na primeira fase, as empresas que faturam acima desse valor começaram a fazer o envio das informações. Quer ter certeza que sua empresa se enquadra? Então confira as informações oficiais no site da Receita Federal.
A Receita Federal determinou algumas regras para quem atrasar a obrigação fiscal ou tiver informações erradas na declaração, mas você verá mais sobre isso abaixo. Por isso, boa parte das empresas está se apressando para adequar-se às novas regras. A EFD-Reinf permite uma maior transparência nas informações enviadas ao fisco. Portanto, quem não tem uma boa base de dados internas pode enviar informações com divergências.
Pode parecer que utilizar um processo digital como a EFD-Reinf tornou tudo mais burocrático para os negócios, mas é questão de adaptar-se. Ao contrário do que acontecia anteriormente, a Receita Federal consegue mais praticidade no recebimento e conferência de informações das empresas.
Com o uso da obrigação fiscal digital, a Receita consegue avaliar tudo à distância. Anteriormente seria necessário que um auditor comparecesse ao local para buscar fraudes e divergências nas declarações. A partir da adoção da EFD-Reinf as consequências ocorrem com maior velocidade. Ou seja, a importância de manter uma base de dados atualizada é mais relevante do que nunca.
Após a introdução completa do sistema da EFD-Reinf, as organizações enquadradas deverão enviar seus dados mensalmente. Quem não conseguir adotá-la até o prazo precisa correr para minimizar os prejuízos por causa de multas.
Sua empresa ainda não está preparada para adotar essa obrigação fiscal, apesar do prazo estar quase chegando? A partir de novembro, as organizações que perderem a data de entrega da EFD-Reinf sofrerão com uma multa.
A nova obrigação fiscal engloba uma série de documentos usados em outras declarações anteriores. Por ser uma forma de unificar esses documentos, seus prazos e multas deixam de ser válidos, mantendo somente as regras da EFD-Reinf. Tome cuidado para não confundir as datas e considerar o prazo para documentos como DIRF, RAIS, CAGED ou GFIP. Todos eles fazem parte das obrigações fiscais do novo sistema agora.
Em alguns casos a empresa até acertou a data de entrega da obrigação, mas teve problemas que levaram à entrega de informações erradas ou divergentes. Nesse caso ainda existe multa, mas no valor de 3% do valor da operação.
Caso o indivíduo perceba erros na sua declaração ainda dá tempo de corrigir. Antes do prazo de entrega é possível abrir o evento do mês com notas que não foram lançadas para fazer a declaração. Depois o próprio sistema emite o DARF para pagamento dos tributos necessários.
É importante manter-se atento às informações enviadas já que esse é um sistema completamente virtual. Assim que dados são lançados eles já podem ser apurados na Receita Federal, que compara as declarações do contribuinte com seus outros dados fiscais.
Certamente uma das maiores dificuldades está com a atualização do sistema da empresa em si. A EFD-Reinf exige uma atualização que permite utilizar o lançamento de dados para a Receita Federal junto do sistema ou ERP atual do negócio.
Boa parte dos ERPs no mercado já oferece uma atualização para adotar a obrigação fiscal, mas nem todas organizações têm pessoal preparado para instalá-la. Talvez o processo até ocorra bem na maior parte do tempo, mas um sistema altamente personalizado e customizado tende a dar mais trabalho nessa instalação.
Dependendo do erro que acontece no sistema da empresa, o ERP pode funcionar perfeitamente bem e só dar problema na hora de fazer o lançamento de dados. Isso ocorre especialmente quando a organização customizou o sistema para suas próprias necessidades. É normal fazer alterações ao sistema de gestão, exemplo de ferramentas muito completas como o Protheus, que consegue adaptar-se à área de cada empresa.
Quem está prestes a adotar a nova obrigação fiscal deve garantir um profissional de TI capacitado para realizar a atualização e evitar erros. Portanto, se sua empresa usa o Protheus, você vai precisar de um especialista neste software com os treinamentos mais atualizados da TOTVS, fornecedora do sistema, para conseguir realizar o procedimento adequado.
A Receita Federal recomenda que as empresas que estão adotando a obrigação fiscal tenham um sistema de gestão operante e atualizado. Dessa maneira, é possível realizar um registro adequado de dados fiscais, financeiros e previdenciários para evitar duplicidade ou informações incorretas na declaração.
É claro que quem já usa um ERP há algum tempo precisa garantir sua atualização. A boa notícia é que usando um sistema de gestão eficiente você conseguirá realizar tudo dentro do prazo. Os processos manuais prejudicam a apuração de informações, especialmente no meio digital.
Para conseguir fazer a declaração da EFD-Reinf ainda é necessário garantir um certificado digital. O certificado serve como a “assinatura” da empresa online. Portanto, quem ainda não garantiu o seu precisa ir atrás dessa informação valiosa. Quem não é obrigado pela legislação vigente a ter o certificado precisa de uma declaração que pode ser emitida no site da Receita Federal. Esse é o caso dos MEIs, por exemplo. Corre que ainda dá tempo de se adequar à obrigação fiscal!
