O que é SEFIP e os impactos na sua empresa

SEFIP significa Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social. É um programa criado pela Caixa Econômica Federal para facilitar o recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) e as contribuições previdenciárias dos trabalhadores. Se aplica tanto a pessoas físicas quanto jurídicas, além de contribuintes que, mesmo sem serem empresas, estão sujeitos ao recolhimento do FGTS.

Para que serve o SEFIP?

É utilizado para que os empregadores possam cumprir suas obrigações fiscais e previdenciárias de forma simplificada, rápida e integrada. Para isso, é necessário gerar um arquivo eletrônico que contém informações cadastrais e financeiras dos empregados, como salários, horas extras, férias, 13º salário, descontos, afastamentos, rescisões, entre outros.

Esse arquivo deve ser enviado mensalmente à Caixa Econômica Federal através do Conectividade Social ICP. A partir dessa transmissão, o empregador pode gerar a Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP), que é um dos documentos fiscais mais relevantes, pois comprova o pagamento do FGTS e das contribuições sociais dos trabalhadores.

Quem deve utilizar o SEFIP?

Segundo a Caixa Econômica Federal, o sistema é “destinado a todas as pessoas físicas, jurídicas e contribuintes equiparados a empresas, que precisam realizar o recolhimento do FGTS”. Essa obrigação está prevista nas Leis nº 8.036/1990 e nº 8.212/1991. Portanto, devem utilizar o sistema:

• Produtores rurais;
• Empresas em geral;
• Cooperativas de trabalho;
• Entidades sem fins lucrativos;
• Contribuintes individuais equiparados a empresas;
• Sindicatos de trabalhadores avulsos;
• Microempreendedores Individuais que empregam;
• Órgãos públicos, exceto no caso de servidores vinculados ao RPPS.

Diferenças entre SEFIP e GFIP

Em termos simples, o SEFIP é o programa que gera a GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social) que é o documento que comprova o pagamento do FGTS e das contribuições sociais dos trabalhadores. Ela é gerada pelo sistema após a transmissão do arquivo eletrônico.

Com base nas informações contidas na GFIP, o INSS pode conceder benefícios aos trabalhadores, pois elas comprovam as remunerações recebidas e o tempo de contribuição. Veja as informações devem constar na Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social:

• Identificação dos trabalhadores;
• Identificação do empregador, contribuinte e tomadores/obras;
• Bases de incidência do FGTS e das contribuições previdenciárias: remuneração dos trabalhadores, comercialização da produção, receita de espetáculos desportivos ou patrocínio;
• Informações adicionais: afastamentos e retornos dos trabalhadores, salário-família, salário-maternidade, compensação, exposição a agentes nocivos/múltiplos vínculos; retenção sobre nota fiscal/fatura; valor da contribuição do segurado (quando não calculado pelo programa, como em múltiplos vínculos ou fontes, trabalhador avulso, código 650).

Como baixar o SEFIP?

Para baixar o programa, acesse o site da Caixa Econômica Federal e siga os seguintes passos:

• No fim da página, na seção de Downloads, clique em Instalador SEFIP 8.4
• Após baixar o arquivo, execute-o em seu computador e conclua a instalação

Você poderá consultar o Manual Operacional do Sistema assim que o programa for instalado. O upload das tabelas do sistema é feito automaticamente. Porém, se necessário, você pode fazer a recarga manualmente no menu Iniciar > SEFIP > Manual Operacional. Basta atualizar as tabelas a partir do download. Com o sistema instalado, você poderá utilizá-lo para realizar a transmissão do arquivo

Como fazer a transmissão do arquivo SEFIP?

Para transmitir o arquivo SEFIP, é necessário ter um certificado digital válido instalado no seu computador. Além disso, é preciso acessar o Conectividade Social ICP, que é o canal de comunicação entre o empregador e a Caixa Econômica Federal para envio dos arquivos. Os passos para realizar a transmissão são:

• Acesse o site Conectividade Social ICP com o certificado digital;
• Envie o arquivo em Caixa Postal > Nova Mensagem > Envio de arquivo;
• Informe o município de arrecadação e anexe o arquivo do sistema;
• Salve o protocolo de envio;
• Acesse o sistema > Relatório > GRF > Arquivo ICP;
• Abra o arquivo do protocolo e imprima as guias.

Por quanto tempo o empregador deve armazenar a documentação?

A Caixa Econômica Federal, recomenda que a empresa guarde a seguinte documentação por 30 anos (art. 23, § 5º, da Lei nº 8.036/90 e Circular Caixa):

• Arquivo SEFIPCR.SFP;
• Relação de Tomadores/Obras (RET);
• Retificação/Protocolo de Dados do FGTS;
• Relação de Estabelecimentos Centralizados (REC);
• Comprovante/Protocolo de Solicitação de Exclusão;
• Comprovante de Confissão de não recolhimento de valores de FGTS e de – Contribuição Social.

Além disso, conforme o art. 32, § 11, da Lei nº 8.212/91, a empresa deve guardar o Comprovante de Declaração à Previdência por 10 anos.

Situações de penalização

A empresa pode ser penalizada se não cumprir suas obrigações relativas ao SEFIP e à GFIP. Algumas das situações que podem gerar multas incluem:

• Deixar de transmitir o arquivo no prazo estabelecido;
• Transmitir o arquivo ou a GFIP com dados incorretos ou incompletos.

Há penalidades e multas previstas na legislação brasileira, especialmente nas Leis nº 8.036/1990 e nº 8.212/1991, em relação à Previdência Social. Isso pode impedir a obtenção da certidão negativa de débito ou a participação em licitações públicas. Portanto, é essencial adotar boas práticas de gestão fiscal, e uma delas é o uso de tecnologia.

Sabemos que esse processo pode ser trabalhoso e complexo, exigindo muita atenção e cuidado do empregador. Por isso, a Procdata, empresa focada no desenvolvimento de soluções em tecnologia e parceira da TOTVS na Serra Gaúcha, oferece um sistema fiscal completo e integrado, que facilita a gestão de suas obrigações tributárias e previdenciárias.

Sistema fiscal da TOTVS

O sistema fiscal da TOTVS é um software completo que auxilia o gestor em diversas rotinas burocráticas. Com ele, é possível ganhar tempo, economizar recursos e garantir tranquilidade na gestão do seu negócio. Entre os benefícios, o sistema permite:

• Importar dados dos trabalhadores de forma automática, evitando erros e retrabalhos;
• Armazenar a documentação em nuvem, garantindo segurança e disponibilidade dos dados;
• Atualizar o sistema conforme as mudanças na legislação, mantendo-se sempre em dia com o Fisco;
• Calcular o FGTS e as contribuições sociais de forma precisa, considerando alíquotas, códigos e regras vigentes.

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