Quando a empresa se depara com essa situação, a tarefa é grande e complexa, já que o sistema é utilizado por todos os setores da empresa. Por isso, essa transição pode ter múltiplas etapas e cada uma delas deve ter tratada com muito critério pela equipe envolvida.
Crescimento da empresa x software: quando o negócio se desenvolve, mas o software não consegue acompanhá-lo. Todo ERP é escalável, entretanto nem todos entregam funcionalidade que atendam de maneira satisfatória as demandas da empresa, à medida que se desenvolvem. Outro ponto importante que pode conduzir à troca de sistema é o seu custo: está valendo a pena manter essa ferramenta? Ela responde à altura do que você precisa nas rotinas da sua empresa?
Como é feita a migração de um sistema ERP? Fornecedor e cliente podem adotar processos diferentes para fazer a migração, porém há uma estrutura básica que deve ser seguida para o sucesso da operação que inicia pelo mapeamento de processos. Elabore, juntamente com a equipe responsável, uma descrição objetiva, completa e formalizada da estrutura de processos, descrevendo qual é o valor gerado para o negócio e seus impactos na rotina da empresa. Feito isso, a próxima fase é definir as funcionalidades, módulos e customizações que precisam existir para o atendimento das demandas. Após isso, inicia a fase de preparação da equipe para a mudança: momento delicado, já que imprevistos podem acontecer, impactando na produtividade da empresa. Por isso, é bem importante capacitar o time para o novo software, realizando testes e prototipação, visando diminuir as possíveis falhas.
Certamente, um dos maiores, é o momento da transferência de dados de um sistema para o outro. A qualificação técnica da equipe também é fator determinante: a troca para o novo ERP pode exigir treinamentos para muitas pessoas, com vistas a minimizar erros posteriores.
Pode variar bastante. Quanto maior a empresa, mais complexos são os processos, devido ao envolvimento de muitas pessoas, logo o custo será mais alto: o custo de migração e implantação de um software de gestão é proporcional ao tamanho do negócio e à complexidade das suas operações, frente ao que é oferecido pelo ERP.
O ERP é o cérebro da gestão empresarial. E por ser tão fundamental, é preciso levar em consideração muito mais que custos e despesas na contratação de um fornecedor. Algo que merece atenção com relação a isso é o conhecimento e disponibilidade do suporte técnico: falhas acontecem em qualquer software e quando isso ocorrer, é imprescindível contar com a equipe para resolver o problema. Por último, avalie se os fornecedores com quem você está negociando são capacitados para entregar soluções adequadas às suas necessidades.
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