Estatísticas mostram que sua empresa pode fechar menos de três anos depois de sua abertura, segundo o IBGE. Dados de pesquisas apontam que pelo menos 50% dos negócios abertos no Brasil fecham nesse período. Parte da culpa está na falta de conhecimento e cumprimento da legislação e obrigações fiscais.
Dá para compreender por que empresas têm dificuldades com suas obrigações fiscais num país com uma das legislações tributárias mais complexas do mundo. Apesar disso, ainda é essencial manter-se atualizado para não ter problemas com a Receita. É importante que se tenha conhecimento das obrigações fiscais, a fim de evitar complicações futuras no seu negócio.
A legislação e obrigações fiscais começam logo na abertura de um negócio. Antes de conseguir seu CNPJ e ser adequadamente identificado como pessoa jurídica, o empreendedor precisa realizar uma série de registros obrigatórios. Ele precisa, por exemplo, realizar os registros na Junta Comercial, além da Receita Federal, de Estado, da Fazenda e da prefeitura de sua cidade.
Para alguns negócios isso é mais simples, como no caso da abertura do MEI (Microempreendedor Individual), que pode ser feita completamente online. Em outros casos é necessário separar diversos documentos para fazer o registro corretamente.
Além disso, a abertura de uma empresa já cria uma série de obrigações fiscais que devem ser cumpridas. Portanto, o empreendedor já começa sua vida no negócio gerando tributos obrigatórios e obrigações fiscais acessórias. Assim, a situação vai ficando mais complexa, exigindo informações com mais detalhes através das declarações específicas solicitadas pelo fisco.
Na hora de comprar e vender mercadorias, por exemplo, existe a incidência de diversos tributos. Um exemplo bastante conhecido é o ICMS, o imposto sobre circulação de mercadorias e serviços, que é cobrado de acordo com as etapas de circulação do produto. Ainda há outras obrigações, como o IPI (imposto sobre produtos industrializados) e o ISSQN (imposto sobre serviços de qualquer natureza).
Quem trabalha com importação e exportação tem ainda mais detalhes de legislação e obrigações fiscais para se preocupar. Além de exigir todos os registros, declarações e impostos mais comuns, ainda existem as taxas e tributos alfandegários.
Observando rapidamente todas as obrigações de uma empresa já dá para perceber que manter-se atualizado com elas não é tarefa fácil.
É tanta legislação e obrigações fiscais que realizar tudo no prazo torna-se uma tarefa árdua. O empreendedor precisa de uma equipe confiável na sua área fiscal e tributária. Além disso, é necessário ter softwares sempre atualizados, para não perder prazos ou errar declarações. Por isso é importante a organização estar muito atenta.
Dentre as penalidades previstas no caso de atraso, não entrega ou ainda entrega com erros, a empresa pode ser intimada para prestar esclarecimentos ao fisco. Além disso, pode ainda sofrer com aplicação de multas e ser prejudicada no sentido de não ficar regular perante os fiscos federais, estaduais e/ou municipais, acabando sem a certidão negativa de débitos – CND.
Como exemplo podemos citar as organizações que efetuam negócios com empresas que exijam regularidade fiscal. Aqui também é o caso de organizações que efetuam negócios com órgãos públicos, normalmente através de licitações.
Nos casos de obtenção de recursos nas instituições financeiras, através de empréstimos e financiamentos, os bancos também exigem regularidade fiscal.
A principal dificuldade que leva ao descumprimento da legislação e obrigações fiscais vigentes é ter profissionais atualizados. Como podemos perceber, as legislações mudam diariamente, o que dificulta a atualização constante da organização e seus profissionais dessas áreas.
Assim, os responsáveis pela área contábil e tributária precisam de informações adequadas para não cometerem erros. Portanto, é essencial buscar maneiras para manter-se atualizado e dentro dos prazos para essas obrigações fiscais.
Como seria possível fazer isso? Primeiramente, a empresa deve aprimorar sua gestão e processos. Parte dos problemas ocorrem pelas informações que não são repassadas completas ou corretas, falta de conhecimento da legislação, entre outros. Isso normalmente gera dor de cabeça para a empresa, já que o fisco costuma atuar de forma rigorosa e penalizar o contribuinte que não mantém as informações fiscais em dia.
O Brasil é um dos países com a legislação fiscal mais complexa do mundo. Junte a isso suas regras em constante mudança e teremos o cenário perfeito para problemas com as obrigações fiscais organizacionais. A gestão fiscal deve estar presente desde a abertura da empresa. Caso for inviável ficar atualizado com todas as mudanças, talvez seja o momento de buscar ajuda.
A própria Receita Federal recomenda utilizar sistemas de gestão, como os ERPs, para a aplicação de suas mudanças mais recentes. A EFD-Reinf, por exemplo, exige um processo de escrituração fiscal detalhado que deve ser enviado dentro do prazo à Receita. Perder o prazo significa precisar pagar uma multa, dinheiro que seria muito mais bem aplicado em investimentos no seu negócio.
Portanto, podemos considerar que adotar sistemas de gestão é uma forma adequada de manter-se preparado para a legislação e obrigações fiscais. Na hora da escolha, considere sistemas que já vem atualizados e que realizam alterações periódicas para não deixarem de contemplar as novas obrigações.
O Protheus é um bom exemplo. Sua fabricante, a TOTVS, tem uma equipe de especialistas da área fiscal e contábil à disposição. Com seu conhecimento, ela pode liberar atualizações regulares para manter as funções legislativas e fiscais do sistema atualizadas. Ou seja, sem risco de causar danos para seu negócio.
Mas não basta a empresa ter o ERP perfeito se não souber operá-lo e atualizá-lo. Em muitos casos a empresa precisa de consultorias especializadas para a atualização do Protheus, mantendo-o eficiente. O ideal é buscar ajuda com antecedência ao invés de realizar a atualização de última hora.
Todas as atualizações de sistemas, como o Protheus, exigem testes para ter certeza que todo o restante de suas funções estão funcionando corretamente. Isto demanda tempo de preparo, evitando imprevistos que podem prejudicar os processos operacionais da empresa.
É claro que também é essencial treinar seus profissionais para operar a ERP e para ter conhecimento da legislação e obrigações fiscais. Com indivíduos atualizados dentro da sua empresa as chances de cometer erros, perder prazos e sofrer punições diminuem muito.
Todos precisam ficar atentos a legislação e obrigações fiscais. Quem deseja começar seu negócio não pode deixar que problemas de registro e tributários acabem com seu sonho. Da mesma forma, quem já tem uma empresa estabelecida deve tomar cuidado para não sofrer com perdas financeiras e de reputação por causa de tais obrigações.
