Com sistemas automatizados, ERPs e demais sistemas de gestão, as empresas atuais geram uma quantidade enorme de dados diariamente. Mas para que servem esses dados? Será que são úteis na tomada de decisões estratégicas? É exatamente isso que a gestão da informação busca entender, além de garantir uma forma de analisar e visualizar esse conhecimento.
Saiba o que é gestão da informação e por que ela pode ser um diferencial estratégico para sua empresa.
Tomar decisões nunca é uma tarefa fácil. Por isso, gestores sempre buscam informações sólidas que podem ajudá-los no processo. Frequentemente esses dados já existem na empresa, mas precisam de uma gestão da informação adequada para serem utilizados e compreendidos.
Para entender a quantidade de informações com as quais organizações lidam todos os dias, basta observar o desenvolvimento da área de TI ao longo do tempo. Atualmente, diversos processos são automatizados e, mesmo os que não são, possuem registros digitais. Normalmente isso acontece fazendo uso de sistemas ERPs, como o Protheus.
Alguns até consideram a área de TI como o sistema nervoso da organização por acumular tantas informações de valor estratégico e competitivo. Mas as informações que existem nas ferramentas e sistemas organizacionais não são o suficiente para que um gestor consiga sucesso no mercado. Ainda é preciso analisá-las e utilizá-las na tomada de decisão. É aí que entra a gestão de informação.
Para decidir contratar um novo funcionário, por exemplo, é importante compreender a produtividade dos colaboradores atuais e seus encargos. Assim, o gestor consegue ter uma visão melhor da necessidade desse novo funcionário e seu custo para a empresa.
O mesmo ocorre com qualquer outra decisão. Decidir algo com o auxílio de informações permite evitar problemas, resolver crises e assim responder às demandas do mercado com maior eficiência. Está pronto para conseguir isso usando as informações contidas no seu ERP? Então chegou a hora de aprender sobre a gestão da informação.
Quem trabalha com gestão da informação precisa entender as necessidades de informação de cada setor e tomador de decisão da empresa para depois criar formas de usar tais conhecimentos. Como já mencionamos, uma empresa gera muitos dados diariamente na forma de relatórios, registros e processos. Mas será que todo gestor consegue visualizá-los?
Para um exemplo prático, pegue as vendas. No relatório existem dados como quantidade de vendas por vendedor, data, valor, ticket médio, entre outros. Na hora de tomar a decisão, o gestor precisa dessas informações contextualizadas de preferência de maneira visual. É difícil usá-las a nível estratégico vendo somente um relatório gerado pelo sistema da empresa.
Além disso, o profissional consegue ainda mais benefícios se for capaz de comparar esses dados àqueles do período anterior. Isso dá uma visão mais global da situação da empresa, ajuda a compreender ciclos do mercado e o comportamento do consumidor.
Ou seja, dá uma ferramenta estratégica importante para decidir investimentos, contratações e inovações na produção e nos processos. Com uma boa gestão da informação isso é possível. Os envolvidos na tarefa são responsáveis por “traduzir” os dados mostrados pelo sistema em ferramentas para a tomada de decisão.
Isso pode acontecer na forma de gráficos, calendários, relatórios mais claros e de diversas outras maneiras. O que importa é fazer uso dessa enorme quantidade de informações que está ali para dar vantagens competitivas à organização.
Empresas que estão tentando fazer uma gestão da informação eficiente deparam-se com alguns obstáculos. O primeiro deles é o uso de sistemas diferentes para dados diferentes. A maioria dos casos usa um ERP, como o Protheus, para boa parte dos seus registros operacionais, mas adota outro sistema para registrar informações de folha de pagamento e pessoal.
Dessa forma nenhum dos dois sistemas encontra-se completo para análises ou tomadas de decisão. O pessoal do RH, por exemplo, precisa de mais dados para entender a produtividade do funcionário. Enquanto isso, o gestor da empresa precisa das informações de pagamento para saber o custo que esses colaboradores trazem à empresa e a necessidade de novas contratações.
Uma opção que a gestão da informação pode utilizar é replicar os dados de funcionários para o ERP. Também é possível realizar uma integração entre os dois sistemas que permita acesso a dados mais completos. Para conseguir integrar duas ferramentas diferentes o ideal é contratar especialistas no ERP utilizado, garantindo melhores resultados.
A integração é algo similar a ter várias planilhas com informações diferentes e uma planilha de resumo. Essa última é a utilizada quando um gestor, gerente ou tomador de decisão precisa avaliar a condição geral da empresa para fazer uma escolha. Com bons dados em todas elas, é possível conseguir um uso mais eficiente e estratégico.
Conhecimento e informação já são considerados como fatores chave de produtividade em boa parte das empresas. Através de seu uso elas podem tornar-se mais competitivas, especialmente considerando a extensa base de dados que têm à disposição.
É claro que somente gerar informação não é o suficiente, apesar de ser o que algumas organizações se limitam a fazer. É preciso saber analisá-las e utilizá-las na hora de tomar decisões para a própria empresa. O conhecimento é de pouco valor se não for acessível e compreensível para todos que estão envolvidos no processo de decisão.
Sem a gestão da informação isso não acontece. Os dados permanecem isolados nos seus próprios sistemas e ERPs, servindo no máximo para relatórios de cada setor. É comum que esse uso da informação seja isolado de acordo com setor, mas ele precisa ser mais global.
Através do uso de informações adequadas é possível determinar metas mais realistas e motivadoras, desenvolver novos produtos e gerir seu ciclo de vida para atender melhor ao mercado. Portanto, a gestão da informação é indispensável para quem deseja crescer e conquistar mais fatias no mundo dos negócios.
Já pensou em como a informação é gerida na sua empresa? Está na hora de começar a avaliar o funcionamento do seu ERP e como utilizá-lo para ter os resultados mais eficientes.
