A EFD-Reinf foi criada como parte do projeto SPED Reinf (Sistema Público de Escrituração Digital). Ela surgiu com a intenção de reduzir a burocracia presente nos sistemas fiscais atuais, simplificando as entregas acessórias realizadas por empresas à Receita Federal.
Através das medidas adotadas pelo SPED será possível diminuir a sonegação de impostos ao mesmo tempo que o empresário consegue automatizar suas declarações. Ou seja, é mais facilidade para a vida de todos os envolvidos.
O eSocial e a EFD-Reinf são as novidades mais recentes desse projeto. Ambas as obrigações fiscais trabalham com informações digitalizadas que também auxiliam na melhor governança por parte da organização.
A EFD-Reinf é uma sigla que significa escrituração fiscal digital de retenção e outras informações fiscais. Esse é um complemento aos SPED Reinf que deve ser utilizado tanto por pessoas físicas quanto jurídicas em diversas situações.
Ela substitui algumas outras obrigações fiscais, como:
A EFD-Reinf foi criada para complementar o recém instituído eSocial ao contemplar algumas informações adicionais que devem ser declaradas à Receita Federal. Ela envolve todas as informações previdenciárias que não tem relação a emprego ou colaboradores.
A Secretaria da Fazenda utilizará as informações da escrituração digital para conseguir calcular o débito da previdência da empresa. Tais informações são compostas pelos dados do eSocial e da EFD-Reinf.
As empresas que começarem a implementar a EFD-Reinf precisam garantir que suas bases de dados estejam consistentes. Dados lançados de um setor da empresa não podem ser diferentes daquelas de outros setores na mesma organização. Portanto, é importante estabelecer um sistema para lançamento de pagamentos e emissão de notas eficiente e integrado.
Também é essencial que os setores estejam em constante comunicação para manter-se alinhados a respeito de lançamentos, contratações, despesas, etc. A EFD-Reinf será ligada diretamente à Receita Federal, fazendo os lançamentos em tempo real. Portanto, informações divergentes não poderão ser lançadas e darão problemas tributários para a empresa.
Nem todo mundo precisa começar a utilizar a EFD-Reinf, somente alguns tipos de pessoas jurídicas (PJ). Confira as empresas que precisam começar a utilizar o sistema para preparar-se:
Para conseguir utilizar a EFD-Reinf com maior eficiência é importante ter um sistema de gestão, como um ERP, para auxiliar nas rotinas fiscais. O sistema também diminui a possibilidade de ocorrer erro na declaração de informações e pode ter conexão direta ao projeto SPED Reinf.
Recomenda-se adotar um sistema digital em todos os casos descritos acima. O sistema consegue realizar um recolhimento de dados preciso em todos os setores da empresa, mesmo departamentos com poucas ligações entre si. Ou seja, evita informações discordantes que levariam a punições e multas.
Ele também impede organizações de perderem o prazo de declaração, além de realizar as entregas de acordo com todas as normas estabelecidas. Empresas que ainda utilizam processos manuais precisam atualizar-se urgentemente para conseguir obedecer às novas diretrizes e diminuir os riscos.
Todos os programas do SPED Reinf foram criados para melhorar a fiscalização, portanto, enviam informações digitalmente direto para a Receita Federal. Sabendo a que se atentar, o gestor consegue melhorar os processos e trabalhar melhor com os dados empresariais.
A EFD-Reinf repassa algumas informações empresariais ao fisco para realizar a fiscalização e cálculo de impostos e dívidas. Para isso, ele conta com um campo dedicado somente a finanças, que inclui o pagamento ou recebimento de: serviços, tributos, contribuições, receita de eventos esportivos e benefícios indiretos.
Outra área do sistema está dedicada a processos trabalhistas e jurídicos. Nesse setor o fisco recebe todas as informações a respeito de processos em andamento ou encargos que devem ser pagos pela empresa.
Ele também precisa de dados a respeito do cadastro de prestadores de serviço da empresa e suas notas fiscais. Agronegócios ou agricultores que se enquadram como pessoa jurídica têm uma obrigação a mais: declarar a comercialização de sua produção rural.
Por fim, a EFD-Reinf ainda utiliza dados tributários importantes, que incluem:
Perceba que são dados bastante completos a respeito da organização e sua atuação. Por isso é tão importante ter uma base de dados consistente que evite o envio de informações erradas.
Existem dois fatores que devem preocupar empresários que estão prestes a adotar a EFD-Reinf: ter uma base de dados sem divergências para prevenir multas e punições e entregar as informações no prazo.
Nos sistemas utilizados anteriormente, as multas só eram aplicadas depois que os auditores da Receita Federal visitavam o local, porém processos digitais permite que multas sejam aplicadas mais rapidamente.
Por isso, observar os prazos de entrega das obrigações do SPED Reinf é tão importante. Os dados cadastrais só precisam ser enviados uma única vez, juntamente à primeira transmissão de dados da EFD-Reinf. Posteriormente, a empresa só precisa enviar novos dados quando houver alteração.
O restante dos dados previdenciários, tributários e fiscais da empresa devem ser enviados mensalmente ao fisco. A data de envio deve ser até o dia 15 do mês seguinte ao qual as informações foram emitidas. O mesmo ocorre com patrocinadores de times de futebol profissional e com as organizações que recebem esse patrocínio.
A declaração só muda no caso de eventos esportivos que foram feitos por organizações que possuem times de futebol profissional. Nesse caso, precisa acontecer em até dois dias úteis, com retenção obrigatória de 5% de INSS.
Por exigir informações precisas num curto período de tempo, empresas que já trabalham com um bom ERP terão maior facilidade. O sistema automatiza todas as funções relacionadas à EFD-Reinf e diminui muito o risco de sofrer punições.
