De acordo com o Banco Mundial, as empresas brasileiras gastam cerca de 1958 horas por ano realizando as atividades referentes ao imposto de renda, ao imposto sobre o valor agregado e às contribuições de previdência social: isso impacta de forma direta na geração de negócios.
Diante disso, o governo brasileiro busca adotar iniciativas que otimizem essas atividades, uma delas é a digitalização de algumas operações, tornando o envio de informações fiscais mais rápido e existem soluções que sua empresa pode adotar, auxiliando sua equipe a ter maior controle sobre os dados e operações do seu negócio.
Além da legislação fiscal federal, há uma série de outras leis e normas estaduais e municipais que sofrem alterações quase que diariamente. Uma pesquisa do Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação (IBPT), aponta que todos os dias, são editadas cerca de 31 normas tributárias. Diante disso, a pressão dos setores fiscais das empresas é grande: os funcionários precisam, além de entender sobre cada norma e sua aplicação, acompanhar suas alterações tornou-se atividade essencial.
Essa realidade requer uma equipe maior, gerando custos altos para as empresas, que precisam manter a equipe, bem como, pagar possíveis multas pelo não cumprimento da legislação. Segundo o IBPT, as empresas gastam, em média, R$ 65 bilhões por ano para manter toda essa estrutura.
Aos poucos, as autarquias federais, estaduais e municipais têm apresentado soluções digitais para facilitar este processo, como o software Harpia, da Receita Federal, que cruza informações de pessoas físicas e jurídicas, promovendo assim um melhor controle desses dados pelo órgão.
Outro exemplo é o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), implantado em 2007, onde são registrados os documentos contábeis, fiscais e a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), protegidos pela certificação digital.
Porém, especialistas da área fiscal e de tecnologia afirmam o caminho da transformação digital ainda é longo: a quantidade de normas é grande, sendo que grande parte delas são antigas e precisam de uma revisão para se adequar a realidade do mercado de hoje.
As tecnologias para uso das empresas, como os sistemas de gestão (ERP’s), permitem maior controle dos documentos e das informações do negócio. O uso de um software, como o Protheus, por exemplo, integra dados, automatiza e melhora processos, reduzindo erros que podem levar a multas do fisco.
– Capacite sua equipe: os colaboradores precisam receber, de forma frequente, orientações de como usar de maneira correta, cada um dos softwares governamentais, além dos que sua empresa utiliza.
– Contrate um sistema de gestão: otimize seus processos, dessa forma sua equipe ganha mais tempo para se concentrar em outras tarefas, como por exemplo, estratégias para resultados mais positivos do seu negócio. Opte por sistemas de gestão integrados e que sigam a legislação brasileira, como por exemplo, o Protheus. A escolha da empresa prestadora deste serviço é fundamental para o bom andamento do processo: instalação, capacitação da sua equipe e consultorias pontuais são pontos a serem observados.
– Fique por dentro das novidades: acompanhe as novas tecnologias que surgem e no que elas podem contribuir de forma positiva para sua empresa. Um exemplo disso é a utilização da Inteligência Artificial para melhorar e analisar seus processos. Muito em breve, tecnologias como o blockchain poderão ser usadas para a guarda de documentos e dados com alta segurança e transparência: nesse sistema, todas as operações são autenticadas e a possibilidade de violação é quase nula, já que todos os passos são registrados. Essa facilidade permite que as auditorias sejam mais simples.
A transformação digital, certamente, trará contribuições positivas para as esferas governamentais e para as empresas. Por isso, é fundamental buscar pelas melhores soluções para o cenário da sua empresa, algo que ofereça otimização e segurança nas suas operações com o fisco.
Entre em contato com a ProcData e saiba como o Protheus pode otimizar seus processos: (54) 3538-2655 ou comercial@procdatati.com.br
