Como fazer a qualificação cadastral do eSocial

Este processo é um dos mais importantes da implementação do eSocial: sem ela, ou feita de maneira errada, todos os demais podem acabar sendo feitos em vão. Pensando nisso, temos algumas orientações que podem ajudar você.

Como funciona a qualificação cadastral?

O eSocial é uma iniciativa do governo para unificar toda a documentação fiscal, previdenciária e trabalhista das empresas, promovendo assim, a diminuição da burocracia das obrigações de cada corporação.

A qualificação cadastral é a regularização das informações dos colaboradores de um negócio em seu banco de dados com os dados cadastrais do CPF (Cadastro de Pessoa Física) e do CNIS (Cadastro Nacional de Informações Sociais).

A empresa deve realizar esse procedimento antes de enviar qualquer informação ao eSocial, porque estas, ao serem enviadas tiverem qualquer inconsistência com os dados que o eSocial tem até então daquela empresa, o evento será automaticamente rejeitado.

Como fazer a qualificação?

A consulta de qualificação cadastral é disponibilizada pela Receita Federal. Ela faz a verificação das informações do funcionário, informando se o cadastro está correto, dessa forma, é possível identificar inconsistências e corrigi-las antes de iniciar todo o processo com o eSocial do colaborador. A pesquisa de qualificação cadastral pode ser feita de dois modos:

• Em lote: permite fazer o envio dos dados de vários colaboradores em um arquivo de texto. Após 48 horas, há o retorno da Receita Federal. Há um layout indicado pelo portal do eSocial que deve ser seguido caso seja essa a opção escolhida pela empresa.
• Web: esta é a opção mais recomendada para as organizações que possuem um número menor de funcionários. Basta preencher um formulário individual com as informações de cada pessoa. Importante: independente de qual tenha sido o modo escolhido, imprima e arquive o comprovante de qualificação cadastral.

Qual a importância do eSocial?

O eSocial é obrigatório para as empresas de todos os segmentos e portes. Por isso é fundamental estar atento e enviar dentro do prazo os dados dos colaboradores de forma correta, observando também os prazos para o envio dos eventos, conforme cronograma.

E o que as empresas ganham com o eSocial?

• Controle de dados:  a organização dos dados dos colaboradores promovida pelo eSocial, entrega mais controle ao setor de Gestão de Recursos Humanos, de forma otimizada e prática.
• Cálculos trabalhistas: como o acesso é total às informações, os cálculos trabalhistas poderão ser mais precisos em relação aos vencimentos e benefícios, de acordo com os dados de cada funcionário.
• Aumento da transparência: permite identificar e diferenciar as organizações que estão ou não em conformidade com a legislação.
• Garantia dos direitos trabalhistas: com os dados em conformidade com o eSocial, a empresa corre menos riscos de sofrer uma ação judicial de cobrança por não ter agido em conformidade com os direitos trabalhistas.

E como a tecnologia pode ajudar?

O eSocial é um grande avanço tecnológico que possibilita a modernização das rotinas de trabalho.  Por isso, é fundamental que as empresas se aliem à tecnologia para estarem aptas a se desenvolverem cada vez mais.

A gestão empresarial através de um ERP é uma das opções que trazem facilidades para este processo, porque automatiza e organiza as informações de forma segura e eficiente, permitindo aos gestores mais assertividade na tomada de decisão em conformidade com a legislação trabalhista.

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