A digitalização de documentos visa simplificar o acesso à documentação, proporcionando maior organização. Com a digitalização, os documentos podem ser acessados de qualquer lugar, o que resulta em mais eficiência, praticidade e aumento da produtividade na rotina empresarial.
O que é digitalização de documentos?
A digitalização de documentos envolve a conversão de arquivos físicos (em papel) para o formato digital. Para empresas que lidam com grande volume de documentos, essa prática oferece praticidade no dia a dia. Mas é fundamental ter alguns cuidados para garantir a segurança e a qualidade dos arquivos.
Documento digital e digitalizado: saiba mais sobre as diferenças
Um documento digital é criado no meio eletrônico e substitui sua versão física, como o RG digital, que possui a mesma validade da versão em papel. Já a digitalização de documentos consiste em converter arquivos em papel para o formato digital, sendo emitidos originalmente em papel antes da digitalização.
Lei da digitalização de documentos
A lei da digitalização de documentos (Decreto nº 10.278/2020) foi criada para equiparar a validade dos arquivos digitalizados à das versões físicas, definindo técnicas e requisitos para o processo em documentos públicos e privados, otimizando a gestão de documentos digitalizados e estabelecendo diretrizes para a transformação de arquivos analógicos em virtuais.
Principais pontos definidos pela lei incluem a exigência de metadados, permissão para o descarte de arquivos físicos após a digitalização, padrões técnicos para garantir qualidade e legibilidade, a adoção da assinatura digital (certificação digital no padrão ICP-Brasil) em documentos públicos, e validação de comprovação de autenticidade de documentos em relações particulares, acordadas entre as partes envolvidas.
As vantagens da digitalização de documentos
A transformação digital, ao simplificar a rotina das organizações, oferece benefícios além da praticidade como:
– Redução de custos: diminuição no consumo de materiais de escritório, gastos com manutenção de equipamentos de impressão, envio/coleta de documentos, além da eliminação da necessidade de espaços físicos para armazenamento de papéis.
– Segurança de dados: documentos digitalizados têm maior durabilidade e resistem à ação do tempo. O uso de sistemas de gestão com criptografia e acesso restrito contribui para sua segurança.
– Organização e controle: a digitalização possibilita uma organização eficiente dos arquivos, categorizando-os de acordo com tarefas ou clientes, facilitando a gestão e a localização.
– Aumento da produtividade: a agilidade na localização de arquivos e eficiência na gestão resultam em economia de tempo, aumentando a produtividade da equipe.
– Documentos nítidos e duráveis: a preservação digital evita desgaste físico, proporcionando maior nitidez aos dados e imagens.
– Melhor aproveitamento do espaço físico: sem a necessidade de espaços físicos para arquivos impressos, a empresa otimiza o ambiente de trabalho, tornando-o mais confortável e eficiente.
– Atendimento ágil ao público: a facilidade de acesso proporcionada pela digitalização possibilita um atendimento mais rápido e eficiente ao público.
– Sustentabilidade e reputação: a redução do consumo de papel contribui para a sustentabilidade e uso dos recursos de forma mais consciente.
Cuidados no processo de digitalização de documentos
Apesar dos benefícios, a digitalização apresenta desafios. É importante considerar alguns pontos antes de implementar essa mudança:
– Investimento em soluções de armazenamento: investir em soluções para armazenar documentos em nuvem ou softwares específicos.
– Validade do documento: em alguns casos, é necessário incluir certificação digital para garantir a validação jurídica do arquivo.
– Dependência de internet: muitos programas exigem conexão com a internet, o que pode ser um problema em casos de queda de energia ou problemas de conectividade.
Como garantir a autenticidade de documentos digitalizados?
A autenticidade de documentos digitalizados pode ser assegurada por meio de assinaturas eletrônicas, incluindo certificados digitais. Apesar de assinaturas escaneadas não terem a mesma validade legal que o arquivo original, a assinatura digital proporciona uma identidade virtual única e criptografada, confirmando a legitimidade do documento e oferecendo maior segurança.
O papel da tecnologia nesse contexto
Sistemas especializados na digitalização de documentos podem economizar tempo e garantir mais segurança, agilidade e qualidade na gestão. A implementação de tecnologias, como o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), e softwares de assinatura eletrônica, otimizam o processo de coleta, digitalização, armazenamento e controle de documentos.
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