A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é uma prática que auxilia na redução da burocracia no ambiente empresarial. É uma maneira eficiente de aumentar a produtividade das equipes e de manter em ordem e em segurança as informações do negócio.
O que é gestão eletrônica de documentos?
A GED é uma solução automatizada de organização e arquivamento sistemático de documentação que garante a segurança e o fácil acesso à informação para as pessoas chaves do negócio. E ela pode ser utilizada por empresas dos mais variados portes e nichos e em instituições privadas ou públicas.
Funcionamento da GED
A gestão documental feita em ambiente eletrônico utiliza como base a digitalização e arquivamento de documentos: ao digitalizar e arquivar contratos, recibos, planilhas e outras informações corporativas, o resultado é um grande arquivo digital. Conheça as etapas desse processo:
– Captura de documentos da rotina do negócio, através de softwares que os transformam em informações digitais
– Gestão documental que permite a criação, edição, revisão e eliminação de documentos digitais.
– Melhoria contínua deste processo dentro da empresa.
Qual o principal objetivo da GED?
A ideia central é organizar e sistematizar as informações para que o acesso seja feito de forma eficiente e fácil, o que leva a:
– Aceleramento da tomada de decisão e os resultados de negócios;
– Maior transparência às ações da empresa;
– Mais economia, precisão e otimização na administração;
– Acesso às informações e aos documentos de maneira segura, rápida e estratégica;
Por que sua empresa deve incluir a GED na sua rotina?
Em uma empresa, há um grande volume de operações diárias, que geram muitos registros. Logo, lidar com isso de maneira manual é um desafio grande, além da possibilidade de gerar erros e retrabalho.
A GED está relacionada a processos burocráticos de grande relevância para a operação de uma empresa. Sua importância se relaciona a seus objetivos, que garantem a colaboração, a segurança e a integração desses dados.
Vantagens da gestão eletrônica de documentos
– Padronização e otimização de processos
– Redução de custos
– Mais segurança
– Maior controle sobre os arquivos
Quais são as ferramentas utilizadas na gestão eletrônica de documentos?
Uma boa gestão de documentos eletrônicos é importante a adoção de ferramentas inteligentes, que além de organizar o processo, também tragam facilidades. Conheça algumas delas:
– Capture: captura de documentos para transformá-los em informações digitais.
– Document Management: é a gestão de documentos eletrônicos que permite buscar, criar, editar, revisar e eliminar esses documentos.
– Business Process Management (BPM): tem como foco a melhoria contínua dos processos empresariais essenciais. Aqui inclui-se o Workflow, ferramenta que organiza o fluxo de trabalho. Há soluções como o TOTVS Fluig Plataforma, que apresenta todas essas funções que podem ser integradas ao seu sistema atual.
Que empresas podem implementar essa solução?
Qualquer empresa pode adotar a gestão digital de documentos. Se a equipe perde muito tempo buscando documentos e informações, se há muitos erros e retrabalho, são sinais de que a GED é necessária.
Dicas para uma boa gestão eletrônica de documentos
– Avalie quais são os arquivos essenciais
– Mobilize e treine a equipe
– Conte com um software de gestão documental
– Segmente os documentos
– Crie diferentes perfis de acesso aos arquivos
Assinatura eletrônica e a GED
A gestão eletrônica de documento também requer que outro ativo entre em ação: a assinatura eletrônica, que auxilia na otimização da administração desses documentos.
A assinatura eletrônica moderniza as relações empresariais, trazendo mais agilidade para a assinatura de documentos, além de reduzir a necessidade de circulação de papéis e da presença das partes envolvidas na relação. Ela também valida as transações em ambientes virtuais de maneira segura, mantendo a validade jurídica do documento.
Como a Procdata pode auxiliar nesse processo?
Somos uma empresa parceira da TOTVS, uma das maiores empresas de soluções em gestão eletrônica da América Latina. Por isso, podemos oferecer para o seu negócio, recursos customizados para sua rotina, como a GED e a Assinatura Eletrônica. Entre em contato como nossos analistas e saiba mais: (54) 3538-2655 ou comercial@procdatati.com.br
