A Carteira de Trabalho Digital, já é uma realidade desde 2017, tendo se tornado uma alternativa à CTPS física, com a sanção da Lei da Liberdade Econômica, em 2019, que tem como objetivo tornar os processos menos burocráticos e promover mais liberdade de empreendimento no Brasil, por meio da digitalização de processos. Essa transformação digital virou realidade em diversas empresas, especialmente junto ao setor de Gestão de Pessoas, responsável pela contratação de profissionais. Com a carteira digital do trabalhador e o sistema de assinatura eletrônica, tornou-se possível contratar a distância, por exemplo.
A CTPS tem como base a Portaria Nº 1.065 do Ministério da Economia, que estabelece orientações sobre o seu funcionamento com o objetivo é modernizar o acesso às informações da vida laboral do trabalhador. Qualquer pessoa inscrita no Cadastro de Pessoas Físicas já tem sua CTPS em formato digital, basta habilitá-la.
Com a chegada do e-Social, em 2014, as empresas contam com um sistema que simplifica a entrega das obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias. Atualmente, seu uso é obrigatório para qualquer organização. Dessa forma, as anotações relativas à vida do trabalhador, não precisam mais serem feitas na CTPS física: não há necessidade de preencher nada, pois as informações lançadas no eSocial são enviadas automaticamente para a CTPS digital.
O evento correspondente no e-Social é o S-2200 (Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso de Trabalhador). Em caso de ausência de todas as informações da pessoa física, opte pelo evento S-2190 (Admissão Preliminar). Vale lembrar que é importante ter cuidado com o prazo de envio das informações de contratação do trabalhador.
Ele não precisa apresentar a CTPS física. Basta informar seu CPF no momento da contratação e ter habilitado o cadastro na plataforma. Após o empregador lançar o evento, ele poderá ver seu contrato de trabalho na carteira digital em até 48 horas.
Sim, ela substitui, mas ainda não é válida como documento de identificação. Por isso, ainda é recomendado guardar a CTPS física para fins de comprovação dos contratos de trabalho já registrados em décadas anteriores.
Qualquer pessoa cadastrada no CPF possui, automaticamente, uma CTPS digital. O que deve ser feito, portanto, é a habilitação da carteira de trabalho.
Nela, é possível ver dados pessoais, anotações do emprego atual e outros registros, como alteração de salário e férias.
A empresa deve enviar os eventos indicados no e-Social antes do início das atividades do trabalhador. Seja S-2200 ou S-2190, é fundamental enviar dentro do prazo. Este envio tem o valor de assinatura de carteira.
Basta fazer o login no aplicativo ou no portal de serviços do governo para validar os dados e acessar as informações trabalhistas.
Antes de alterar, é preciso considerar a natureza das informações que serão modificadas. Dados pessoais, como nome, data de nascimento, nome da mãe, sexo e nacionalidade se originam do CPF, logo, para mudá-los, é preciso fazer uma solicitação junto à Receita Federal e ao INSS. Assim, eles serão posteriormente atualizados na CTPS Digital automaticamente.
Em caso de erros nos dados sobre o contrato de trabalho (remuneração, cargo, data de início ou fim), a empresa deverá fazer a correção e reenviar as informações via e-Social. Há outros casos em que são promovidas campanhas de correção das informações ou em que as mudanças são feitas no momento de requerimento de algum benefício junto ao INSS.
As divergências referentes a informações de setembro de 2019 em diante devem ser informadas ao empregador. Caso se refiram ao contrato de trabalho, a empresa deverá enviar os dados corretos pelo e-Social.
Funciona de maneira semelhante à sua assinatura. A empresa terá até 48 horas para enviar as informações sobre a rescisão do contrato de trabalho pelo e-Social. Assim que o evento for transmitido, ele aparecerá na carteira on-line do trabalhador.
A criação da CTPS Digital promoveu uma série de inovações para os processos de contratação, o que mostra a importância da digitalização dos processos. O desenvolvimento do trabalho remoto no Brasil fez com que as empresas agilizassem a transformação digital: foi preciso contratar profissionais, rescindir contratos e conceder benefícios a distância, além de viabilizar o trabalho on-line.
Digitalizar processos é transferir dados físicos para o ambiente virtual. É enviar diversos documentos empresariais para a nuvem, facilitando o acesso de forma rápida, prática e segura, inclusive a contratação ou demissão de funcionários.
O envio de informações pelo sistema e-Social, por exemplo, está diretamente conectado à Carteira Digital do Trabalhador. Na prática, isso significa que a área de Gestão de Pessoas pode realizar inúmeras ações em relação ao profissional no ambiente on-line: entrega de documentos, assinatura de contratos e da própria carteira, tudo isso é feito de maneira remota, viabilizando o home office.
Mas para que isso ocorra de maneira segura e integrada com as demais áreas do negócio, a adoção de ferramentas tecnológicas, se torna fundamental.
Um exemplo são os ERPs, que fazem a integração de maneira mais completa, pois abrangem funcionalidades de diversas áreas e gerenciam de forma global os fluxos de trabalho e a organização, que por sua vez, se conectam com os sistemas que cuidam dos documentos digitais, como os contratos de trabalho. Por isso, é essencial contar com um sistema de gestão de assinaturas.
O TOTVS Assinatura Eletrônica é uma plataforma intuitiva, centralizada e segura que promove a gestão e a execução de assinaturas com validade jurídica, o que confere mais produtividade aos fluxos de trabalho on-line e segurança nas assinaturas. Salientamos que o software conta com um alto padrão de criptografia (SHA 256) em conformidade à LGPD.
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