A assinatura virtual ou e-signature é uma opção que vem facilitando a rotina das empresas ao reduzir o excesso de burocracia documental e aumentar o tempo de produtividade. Esse tipo de assinatura é um documento eletrônico para certificar se o conteúdo, de fato, corresponde com a identidade do assinante. Ela pode ser simples, avançada ou qualificada, de acordo com o grau de confiabilidade da assinatura, sendo a simples, utilizada em rotinas internas, que não dependem de alto grau de segurança e, a última, para as situações em que o grau de confiabilidade e sigilo tende a ser maior.
Ao considerar que a assinatura virtual é a assinatura digital, seu funcionamento ocorre conectando a identidade do signatário por meio de um certificado digital emitido pela ICP-Brasil. Este, utiliza um par de chaves criptográficas para identificar os signatários e conferir validade jurídica para a proteção das informações dos documentos. Assim, se garante que quem assina o documento é realmente quem diz ser.
As assinaturas eletrônicas simples ou avançada, podem ser feitas por meio de biometria, códigos de segurança, tokens, combinação de usuários e senhas e outros mecanismos de autenticação.
Economia e segurança: os documentos digitais, reduzem os custos com impressão (papel e impressora), insumos de escritório, registros em cartório e envios pelos Correios ou por motoboy. Há também a otimização do tempo das pessoas envolvidas no processo, já que os profissionais conseguem realizar tarefas de modo muito mais eficiente, o que resulta em mais produtividade e dedicação a outras atividades mais importantes para o negócio. As assinaturas virtuais têm validade legal e conferem maior segurança para contratos e outros documentos, através da criptografia.
Otimização de processos: a tecnologia possibilita um fluxo mais rápido no envio dos documentos, pois as assinaturas podem ser utilizadas remotamente e em tempo real, o que favorece uma comunicação mas facilitada entre os envolvidos.
Redução da burocracia: os documentos podem ser assinados sem a necessidade de certificações notariais ou registros, já que a assinatura digital substitui o reconhecimento de firma.
A assinatura virtual pode ser aplicada em empresas de qualquer segmento e porte. Mas é importante ressaltar que alguns setores são mais beneficiados, como aqueles que lidam com um grande volume de documentos diariamente, como por exemplo:
O primeiro passo é obter um certificado digital, pois ele atua como uma identidade eletrônica, além de dar validade jurídica ao documento assinado. Após isso, é necessário:
Vale lembrar que no caso de uso de assinatura eletrônica simples ou avançada, não será preciso o uso do certificado digital: uma biometria deverá ser cadastrada ou, ter um login e senha, ou outro modo de autenticação.
Para o uso da assinatura virtual, é recomendado uma plataforma de assinatura de documentos. No caso da assinatura digital, a chave privada do certificado digital deverá ser utilizada para assinar o documento on-line. Se for assinatura eletrônica, o meio de autenticação será feito de outra maneira:
Importante: antes de assinar, é recomendado verificar se o documento não foi alterado, pois isso pode invalidar a assinatura.
Validade jurídica: as assinaturas virtuais têm validade jurídica. Duas normativas, no Brasil, dão validade às assinaturas eletrônicas e digitais:
– Medida Provisória nº 2.200-02: criou a ICP-Brasil e aborda a forma de emitir certificado digital e;
– Lei da Assinatura Digital (Lei nº 14.603/2020): regulamenta a classificação de assinaturas eletrônicas (simples, avançada e qualificada), suas definições e aplicações.
Aquisição da assinatura: qualquer pessoa física ou jurídica pode ter uma assinatura virtual, desde que o certificado digital seja válido, no caso de assinatura digital.
Documentos que podem ser assinados de forma virtual: qualquer documento pode ser assinado virtualmente, desde que o assinante tenha um certificado digital válido ou outro mecanismo de identificação no ambiente eletrônico. Alguns, como os imobiliários, requerem exigências legais específicas.
Aplicativos para assinatura virtual: existem vários aplicativos e programas específicos para a assinatura de documentos on-line, que oferecem funcionalidades que fazem a diferença na redução da burocracia das empresas.
Assinatura virtual gratuita: alguns programas e plataformas oferecem maneiras de assinar documentos on-line gratuitamente. Mas muitos apresentam limitações que acabam atrapalhando a rotina empresarial, como por exemplo, limitar o número de signatários ou documentos.
O TOTVS Assinatura Eletrônica é uma plataforma de gestão de assinaturas que oferece validade jurídica aos documentos com o uso de assinatura virtual, dentre outras vantagens. A Procdata, como parceira da TOTVS, pode implantar esse programa na sua empresa em conformidade com a rotina do negócio.
Você pode optar pela utilização da assinatura eletrônica ou digital, com certificados A1 ou A3. Além disso, a ferramenta conta um padrão de criptografia SHA 256, o mais seguro do mercado, gestão centralizada de todo o processo de assinatura e o app Minha Assinatura Eletrônica, que confere mobilidade aos profissionais. E mais:
Traga mais produtividade e agilidade para a rotina da sua empresa: saiba mais sobre o TOTVS Assinatura Eletrônica. Entre em contato com nossa equipe de especialistas: (54) 3538-2655 ou pelo e-mail comercial@procdatati.com.br
