Tanto as empresas que pretendem implantar um sistema de gestão ERP – ou as que já possuem um, mas não estão satisfeitas – podem se beneficiar das possibilidades de uma customização.
As características desse tipo de tecnologia são muito favoráveis, pois permitem que as empresas adequem o que já está em uso ou incorporem novas soluções. Através das customizações é possível ajustar funcionalidades existentes ou até mesmo criar novas funções para atender a necessidade específica de cada negócio.
Para implementar as customizações necessárias com objetivo de adequar o sistema a realidade da empresa é preciso alguns cuidados no momento do desenvolvimento. Uma customização mal feita pode gerar problemas. Para resolvê-los é necessário revisão, redefinição e novo desenvolvimento – o que chamamos de retrabalho. Veja a seguir algumas boas práticas que listamos para evitar esse tipo de situação no seu sistema.
Um pequeno segredo te ajudará a evitar o retrabalho com as customizações: esses problemas estão muito relacionados a falta de planejamento e de instruções claras.
As customizações em qualquer área do Protheus podem gerar retrabalho e perda de tempo. Para melhorar as customizações no Protheus e evitar problemas, confira as práticas indicadas abaixo.
Conseguir realizar customizações no Protheus com eficiência é essencial para empresas que usam o ERP. Por acaso você já teve problemas com retrabalho anteriormente por causa de alterações no sistema? Então essas dicas são especiais para você.
Sem planejamento é difícil conseguir adequar a rotina da empresa a atualizações ou manutenções necessárias ao Protheus. Primeiramente, para conseguir evitar problemas, retrabalho e atraso nas tarefas, você e sua equipe devem definir um calendário para as alterações.
Inclua no calendário atividades como atualizar o sistema, fazer manutenções preventivas e customizações importantes. O calendário deve ter o prazo para realizar tais alterações, assim como fazer os testes para cada uma dela. Mas falaremos de testes mais adiante.
Depois de elaborar esse calendário, compartilhe com todos os envolvidos. Isso inclui pessoas que, apesar de não serem parte do setor de TI, utilizam o Protheus nas suas atividades diárias. Portanto, esses colaboradores estarão cientes da hora, dia (ou dias) nos quais não terão acesso ao sistema e conseguirão organizar-se para isso.
Com todos na empresa preparados para a customização fica muito mais fácil de evitar imprevistos
Um dos grandes motivos de retrabalho na customização do Protheus é a falta de orientação do profissional de TI para testes. Quando alguém pede que o profissional teste a alteração que fez no sistema ele raramente vai além daquela alteração específica.
Como o Protheus é um ERP completo, sua complexidade também é grande. Dessa forma uma parte do sistema sempre acaba afetando funções relacionadas. Notas fiscais, por exemplo, podem afetar funções do estoque e do financeiro. Por isso, é essencial testar também essas funções anexas que não estão diretamente ligadas à alteração.
Quando o profissional de TI realiza testes incompletos talvez a customização funcione temporariamente. Mas depois quem trabalha usando o Protheus acaba descobrindo problemas que não foram identificados na hora. Sabe o que isso significa? Retrabalho e perda para toda a organização.
Algumas empresas têm a equipe de suporte como um mundo à parte. Se você trabalha com uma terceirizada isso é compreensível, mas não está imune de problemas. Os profissionais de TI que realizam a customização no Protheus precisam estar integrados com o restante da organização.
Isso significa que eles precisam participar do planejamento de customização e atualizações. Portanto, não adianta definir um calendário para essas tarefas sem antes alinhar com todos os envolvidos. Quem é responsável por fazer a alteração sabe dizer quanto tempo leva para fazer o procedimento e realizar os testes mais adequados.
Sem essa interação os prazos ficam pouco realistas e você provavelmente experimentará atraso nas customizações do ERP.
Sempre vale a pena lembrar dos testes. Só existe uma forma de saber se a atualização ou customização foi realizada com êxito: testando.
Quando a empresa não pratica as dicas que demos até aqui, a falta de testes vem como consequência. Sem orientar corretamente o profissional responsável, ele certamente fará testes incompletos. Sem definir um calendário de alterações em conjunto com a equipe de TI, o responsável sequer terá tempo para exames mais minuciosos.
Ou seja, seu sistema acabará exposto ao risco de erros. Lembre-se que economizar tempo nos testes de customizações do Protheus significa ter que refazer processos mais tarde.
Sua equipe especializada em Protheus precisa de tempo para conseguir realizar customizações no Protheus ou até atualizações. O mesmo acontece com empresas terceirizadas. Apesar de terem uma equipe que está sempre pronta para prestar suporte, o ideal é que a empresa tenha tempo para fazer a alteração corretamente.
O prazo precisa ser o suficiente para realizar o desenvolvimento e fazer um teste completo. Sem isso, fica impossível ter os resultados desejados e o retrabalho é inevitável.
Existe uma forma simples de facilitar o uso do Protheus na sua empresa: mantendo funcionários com treinamento adequado no ERP. O Protheus é uma ferramenta é completa e te ajuda a economizar tempo e recursos, mas só se todos souberem usá-la.
Funcionários capacitados para usar o Protheus conseguem dar orientações muito mais claras para o suporte. Ao invés de ligar para a empresa que presta esse serviço pedindo ajuda porque o sistema tem problema, eles sabem descrever exatamente qual é o problema e o que precisam. Assim, a manutenção torna-se mais rápida e eficiente.
Quem utiliza as funcionalidades do Protheus customizado também consegue vantagens. Os profissionais passam a conhecer melhor o sistema e suas funções e podem utilizá-lo com mais eficiência.
Não deixe que uma customização no Protheus se torne uma enorme dor de cabeça para sua empresa. Comece a adotar essas práticas preventivas, evite o retrabalho e melhore o uso do sistema na sua organização.
