Sua empresa está realmente preparada para a EFD-Reinf? Inegavelmente, as obrigações fiscais de uma organização talvez sejam uma tarefa extremamente burocrática e até um pouco difícil de acompanhar. No entanto, é importante garantir que elas sejam feitas corretamente para que sua empresa não corra o risco de ser autuada pelo fisco.
Entre um dos muitos problemas enfrentados por quem ainda não está preparado é a falta de conhecimento a respeito de prazos. Para te ajudar, separamos algumas informações sobre as datas finais para envio de dados e outras dificuldades enfrentadas, como atualização dos ERPs empresariais. Continue lendo para estar completamente pronto para mais essa obrigação fiscal.
O prazo final de entrega está chegando: organizações com faturamento de até R$ 78 milhões devem entregar seus dados em novembro de 2018 referentes ao período anterior. Portanto, está quase na hora.
Há uma grande preocupação por parte das empresas que estão se adequando à nova obrigatoriedade com relação à prazos e qualidade de informações. Assim, existe o risco de ter uma base de dados com divergências das informações enviadas pela EFD-Reinf, o que pode gerar multas desnecessárias para o negócio.
A instituição de processos digitais para a declaração de dados do negócio tornou o processo um pouco mais burocrático, apesar de ser mais prático e seguro para a Receita Federal. Anteriormente, a conferência das informações declaradas acontecia quando os auditores visitavam o local e, caso um problema fosse encontrado, a multa era aplicada depois. Mas com a adoção da EFD-Reinf, as punições acontecem rapidamente porque tornou-se muito mais fácil detectar informações erradas.
Posteriormente à adoção completa da EFD-Reinf, a empresa também realizará envio de dados previdenciários, tributários e fiscais todos os meses. Dessa maneira, é importante manter uma base de dados extremamente atualizada e precisa. Para isso, é possível optar por sistemas de gestão, como os ERPs, que facilitam a organização e podem ser atualizados com a legislação vigente para obrigações fiscais.
Mesmo empresas que adotam ERPs, como o Protheus, ainda não estão completamente preparadas. Além disso, existem alguns que sequer conseguiram realizar as atualizações do sistema relacionadas à EFD-Reinf, e isso é um grande problema.
A principal dificuldade está na atualização em si. Quer entender melhor? Então lembre-se da última vez que você precisou atualizar o sistema operacional do seu computador. Ao ligá-lo, foi solicitado para fazer a atualização e você clicou em autorizar.
Tudo estava dando certo pelos próximos minutos, você levantou para tomar um café e quando voltou descobriu que a atualização encontrou um problema. Ou pior ainda: seu computador iniciou aparentemente bem, mas quando você começou a trabalhar alguma parte do sistema parou de funcionar, impedindo todo o restante de trabalhar adequadamente.
O mesmo acontece com as atualizações de ERPs. O Protheus, por exemplo, é um sistema feito para gerenciar empresas de vários segmentos e tamanhos. Para ter essa eficiência ele é amplamente personalizável em seus módulos e funções.
Na hora de utilizar a EFD-Reinf, o profissional de TI pode sim simplesmente utilizar a atualização fornecida pela TOTVS. O problema é que ele não tem o conhecimento e vivência com o ERP além do treinamento oferecido pela empresa para isso. Portanto, ele dificilmente saberá as soluções que precisam ser aplicadas para evitar defeitos na atualização.
Como resultado, algumas organizações que utilizam ERPs ainda estão com dificuldades para atualizar seus sistemas e adaptar-se às novas regras, mesmo que o prazo para informar os dados esteja chegando ao fim. A melhor solução é buscar a ajuda de uma consultoria especializada que possa auxiliar no processo.
Como já sabemos, a partir de novembro de 2018, as empresas que faturam até R$ 78 milhões precisam informar seus dados ao fisco através da EFD-Reinf até o dia 15 do mês subsequente ao da escrituração.
A EFD-Reinf é escriturada por eventos de informações. Entre os dados s que precisam ser informados através dela, destacam-se quando houver:
Quem está se preparando para a EFD-Reinf precisa de um sistema de gestão atualizado. É ele o responsável por realizar o acompanhamento das rotinas fiscais, portanto, consegue ajudar a manter informações mais precisas.
Quando o ERP da empresa está atualizado ele vem pronto para fornecer as informações mais completas para o uso da EFD-Reinf. A própria Receita Federal recomenda o uso de um sistema digital para a informação de dados de qualquer empresa que se encaixe nos pré-requisitos mostrados na lista anterior.
Um bom sistema de ERP, como o Protheus, também te ajuda a realizar a declaração dentro do prazo e de acordo com as normas estabelecidas. Os processos manuais são bastante prejudiciais nesse caso, por isso precisam ser substituídos e atualizados com urgência.
